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DATADOCK : Quelle charge de travail ? en vrai …

J’ai lu sur internet « j’ai rempli le dossier Datadock en 3 h … « . Ah bon ?? Alors j’achète immédiatement, et je vais passer l’été à la plage… La réalité est un peu différente.

Je vous propose de vous expliquer l’étendue du projet :

Alors comment dire ? Vous découvrez sûrement que vous avez cette obligation et que votre OPCA ne veut plus vous payer vos factures sans être « référencé qualité » chez eux. Le mot Datadock vient de faire son entrée dans votre objectif court terme. Vous pensez qu’il ne s’agit que d’un dossier « administratif » de plus de la bureaucratie « française », et que finalement il ne faut que télécharger sur internet des fichiers ou des liens web et que tout se fera tout seul. D’ailleurs comme d’habitude sur internet.

J’arrête là la description car il faut reprendre le sujet d’une autre manière. D’un autre point de vue.

D’abord, il est utile de rappeler que la formation est une « activité règlementée ». Elle est donc soumise à des lois et règlements. Il est donc « obligatoire » de les respecter dans tous leurs détails. Après, libre à vous de vous y conformer totalement, ou pas. Nous vous conseillons de vous conformer au plus prés.

Ceci veut dire qu’il est impensable de déclarer des éléments ou des processus qui ne seraient ni conformes ni reflétant la réalité de fonctionnement de votre Organisme de Formation, au risque de se retrouver rapidement en infraction avec la loi en cas de contrôle ou même lors d’incidents se déroulant sur vos sites ou durant votre activité de formation. Sachez que pour certaines infractions, vous pouvez en être reconnu responsable pénalement et individuellement en tant que Manager, Directeur ou représentant légal de votre OF.

Ceci étant dit, vous comprendrez mieux que ce « travail » déclaratif est bien plus important que ce que vous imaginiez avant de commencer à lire cet article, au moins du point de vue responsabilité.

Alors nous allons vous conseiller de construire votre dossier en « conformité » et d’opérer les modifications et réglages documentaires au cours de sa construction afin d’optimiser vos travaux et d’en pérenniser son contenu. Votre activité s’en trouvera alors assainie et plus fluide.

Cette approche « normale » du sujet Datadock et qualité induit une charge de travail qui est dans la bonne moyenne constatée pour ce type de dossier, ni surévaluée, ni sous-évaluée.

Nous avons découpé le projets en étapes et travaux à réaliser pour vous aider à mieux comprendre quelle va être la charge de travail que vous devrez investir ou sous-traiter pour accéder à la « validation » dans Datadock ce qui vous rendra « référençable » par les différents OPCA.

Combien de temps pour répondre au dossier Datadock pour une entité ?

Si quelqu’un vous dit qu’il a répondu en 3 h : Ce n’est ni vrai, ni possible. Sauf si il a déjà un label listé au CNEFOP, et du coup il n’a pas à remplir l’ensemble des champs du formulaire Datadock..

Voici la charge résumée en 4 lignes :

  • Coordonnées de l’entreprise, documents légaux, numéros siret, nda etc… et c’est précis.
  • 21 critères à renseigner, tous différents :
    • 21 textes d’explications á écrire limités à 1000 caractères (mémos), sans copier-coller possible, il faut penser, écrire et corriger
    • 1 a 3 preuves pertinentes à regrouper et choisir par critère, soit entre 21 et 63 preuves á fournir (fichiers à trouver, vérifier, corriger et regrouper et liens web (précis) à référencer).

Passons maintenant au calcul :

Voici une méthode simple pour estimer la charge de travail :

Si vous possédez tous les documents et liens de preuve

Comptez comme référence dans ce cas :

  • Au moins 3 heures pour sélectionner les fichiers de preuves si vous les possédez tous
  • Au moins 30 minutes pour chaque texte mémo (30 min x21) soit 10h30
  • Au moins 15 minutes pour chercher et choisir chaque lien web et les uploader. Il y en a au moins un par critère soit 15 min x 21 soit 4 h 15
  • Au moins 5 minutes pour choisir, vérifier et télécharger une preuve, il y a en moyenne 1,5 preuve par critère 1,5×5 minx21 soit environ  2 h 40
  • Rajoutez enfin les informations sociétales,  stockage des données et le référencement du dossier soit environ 2 h

Total de référence théorique : 22 h 25 (Ce calcul reste théorique)

Si vous ne disposez pas de tous les éléments (c’est le cas le plus courant) :

  • multipliez le temps précédent par 1,8, soit approximativement 40 h (Ce calcul a été vérifié sur le terrain par nos consultants dans la plupart des cas)

Si vous ne disposez pas des Règlement Intérieur, conditions générales de vente, conventions ou autres documents légaux et devez les créer :

  • multipliez par 4 le temps de référence soit 90 h (Ce calcul peut être variable, il correspond à ce que nous avons vécu sur le terrain)

Ne sous-estimez donc pas la charge de travail pour ce dossier. De surcroît il s’agit d’un travail très précis et très engageant légalement pour un Organisme de formation.

Faites-vous accompagner.

Bref, parlons-en, nous agirons avec vous. Choisissez la formule PREMIUM.

Que vous soyez au début de votre activité, en pleine démarche Datadock, ou après un rejet, nous vous accompagnons jusqu’à la validation.

Contactez-nous : datadock@techlinker.io
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