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DATADOCK / QUALITE, quelle pérennité du dossier suite à la nouvelle loi 2018 ?

L’été 2018 a vu la nouvelle loi sur la formation validée par le parlement dans la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel.

Alors comment aborder maintenant DATADOCK et « l’obligation qualité » dans la formation ?

Faut-il refaire, modifier, mettre à jour, continuer à déposer un dossier dans Datadock ? Faut-il aller vers les certifications du marché, toute leur complexité et prix ? Faut-il tout simplement attendre ?

Bien évidement vous refusez en tant que professionnel que l’on vous contrôle à tout bout de champ, que cela vous coute beaucoup de temps et d’argent et qu’au final cela ne change pas le quotidien et ne certifie de rien, … de plus.

Bref nos dirigeants ont besoin de dire qu’ils ont fait quelque chose même si cela ne règle pas le problème, si toutefois il y avait un problème ?

Tout est dit. Il ne sert à rien de s’énerver, il faut juste choisir par où passer et comment minimiser l’impact temps et finance de ces nouvelles obligations.

Comprendre les obligations :

  • Formation = activité règlementée, donc il est Obligatoire de répondre aux obligations légales pour exercer ce métier que ce soit pour des formations initiales, ou continues.
  • L’état veut non seulement que les fonds issus de la « taxe » sur la formation soient fléchés exclusivement vers la professionnalisation (Diplômant, Certifiant, listes Inventaire / complémentaire, VAE, CIF, CPF, Cpro, Apprentissage, Infra V, Illettrisme / Connaissances de base), mais qu’à terme au 1er janvier 2021, que tout l’appareil de formation public et privé soit contrôlé régulièrement et contrôlable (« référentiel » pour le privé (FC)).

Comprendre ce qui est nouveau dans la qualité des formations :

Ce qui doit être nouveau est l’application d’un référentiel (qui sera applicable par décret à paraitre) pour les organismes de formation privés hors contrat et hors champ du code de l’éducation (sauf CFA, soit toute l’offre de formation continue privée et de Branche).

Il faudra alors se conformer à ce référentiel pour pouvoir exercer.

Quelle forme prendra le nouveau référentiel qualité de la formation (RNCQ) / QUALIOPI ?

A priori, il devrait être proche de ce que décrit Datadock dans un premier temps, portant sur la conformité règlementaire (le légal), avec quelques perfections, surtout sur la partie résultat des formations, suivi des stagiaires et efficacité des formations. Mais il évoluera sûrement car en France on a la fâcheuse habitude de complexifier les choses déjà complexes.

Par exemple les grands défenseurs du « formateur à employer en interne » pensent toujours qu’il faut que l’emphase soit mise sur le formateur (sous-traitant), alors même que la profession dit à juste titre que c’est l’OF qui certifie ses processus de recrutement et de maintien en activité (sélection), ce qui est bien plus simple et sûr. Cela augure d’une médiation du législateur incluant des procédures écrites de recrutement et de gestion des formateurs / sous-traitants (comme dans ISO) avec en sus une réelle vérification du maintien en compétences (formation des formateurs), … ce qui risque d’être Très abstrait.

Mais qui va vérifier la validité de mon organisme ?

C’est simple, des consultants validés par le COFRAC (et peut être France Compétence), apporteront leur label sur votre dossier après avoir vérifié sur pièces / dossier chez vous lors d’un audit. Eux même seront aussi notés par vous-même et contrôlés par la plus haute instance de contrôle en France le COFRAC. Ils seront missionnés par vous. Vous aurez la liberté de choisir votre auditeur. Vous serez aussi contrôlé par France Compétence directement ou indirectement.

Mais quand ?

A partir de janvier 2021 pour l’application à tous les organismes de formation du référentiel de formation.

Faudra-t-il mettre en place un suivi ?

A priori Oui, comme dans tous les systèmes qualité. Les suivis sont quotidiens au travers de la gestion des non conformités et sont annuels pour les audits de conformité dans la plupart des « systèmes qualité » et valides pour trois ans dans les meilleurs des cas. Pour cette certification / label / « autorisation administrative d’exercer »/ je ne sais pas le nom que cela prendra, les suivis seront obligatoires et prendront sûrement la même forme et les mêmes intervalles temporels.

Cela va-t-il me coûter plus de temps et d’argent que mon Datadock actuel ?

Oui, plus de temps car vous devrez répondre de manière interactive à toutes les « non conformités » de votre « système qualité » auprès de l’auditeur vous suivant et vous devrez investir du temps pour mettre à jour des documents dans votre dossier de référence qui sera pris pour base de contrôle par le consultant qui vous validera.

  • Donc du temps :
    • pour constituer, modifier, mettre à jour et tenir à jour le dossier « qualité » de l’organisme et gérer la qualité au quotidien;
    • pour préparer et effectuer les audits avec l’auditeur externe, pour maintenir le label

Oui, plus d’argent car vous devrez non seulement payer le consultant qui viendra vous auditer pour la première validation et pour les validations de suivi, chaque année ou au rythme prévu des certifications, mais aussi investir en temps / homme sur la gestion quotidienne, le maintien à jour du système documentaire et des procédures + résultats d’enquêtes qualité. Ce qui est sans commune mesure avec ce que cela vous a coûté de déposer un dossier Datadock.

  • Donc de l’argent :
    • Pour régler les frais d’accompagnement, d’audit et de conseil des consultants accompagnants et auditeurs contrôleurs
    • Pour tenir à jour et faire vivre le dossier et les documents qualité en interne

Quelle est la meilleure option actuellement ?

  • Si vous êtes déjà certifié avec un certificat externe accepté dans Datadock :
    • Continuez, vous êtes dans l’axe et attribuez déjà un budget conséquent sachant que votre « label » actuel n’aura plus court au 1er janvier 2021 car seul s’appliquera le Référentiel Qualité Formation RNCQ déposé et géré par France Compétence (QUALIOPI). Il y aura sûrement des équivalences mais ce n’est pas l’esprit du système.
  • Si vous êtes déjà « référencé » Datadock avec le dossier des 21 critères constitué dans Datadock :
    • Continuez, vous êtes dans le meilleur axe. Attribuez déjà un petit budget sachant que votre « référencement » actuel n’aura plus court au 1er janvier 2021 et qu’il faudra sûrement se conformer à quelques critères supplémentaires à cette date, car seul s’appliquera le Référentiel Qualité Formation déposé et géré par France Compétence. Il y aura sûrement des indulgences sur les premières années pour cette classe d’OF.
  • Si vous n’êtes pas certifié et n’avez pas déposé de dossier Datadock :
    • Déposez vite un dossier complet Datadock, attendez pour investir dans la certification extérieure et le suivi. Vous bénéficierez sûrement des indulgences de mise en place.

A l’heure actuelle, il faut donc au moins déposer un dossier Datadock pour son organisme de formation et en profiter pour mettre à jour les procédures, documents légaux et le système documentaire de gestion afin de pouvoir accueillir et gérer sans trop de difficultés les nouveautés qui ne vont pas tarder.

Vous faire accompagner ?

Alors si vous désirez que nous échangions sur vos options stratégiques et sur les meilleures options de gestion de votre problématique Légale et Qualité de votre Organisme de formation, nous vous proposons de vous accompagner.

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2 thoughts on “DATADOCK / QUALITE, quelle pérennité du dossier suite à la nouvelle loi 2018 ?”

  1. Bonjour,
    Je suis déjà DataDocké. La nouvelle certification à obtenir pour janvier 2021 sera t elle attribuée à l’organisme ou au formateur ?
    En cas de revente de l’organisme, la certification obtenue par l’organisme sera t elle transmissible ?
    Merci de votre réponse.

    1. Bonjour,

      Voici les réponses à notre sens :

      La nouvelle certification sera attachée à l’entité Siren ayant déposé la déclaration d’activité à la Direccte et ayant été contrôlée par l’auditeur indépendant de l’Organisme Certificateur (OC) choisi par l’Organisme de Formation.
      Le certificat est identifié par la raison sociale (Siren), le numéro de NDA (lié au numéro Siren), la portée du certificat (les catégories 1 à 4) et le lieu.

      S’il s’agit d’un numéro de NDA d’un formateur indépendant alors c’est en référence à son immatriculation et de la catégorie que sera donnée la certification par l’auditeur.

      Les formateurs ne sont pas assujettis à l’obligation de certification s’ils ne font que produire la formation en tant que salarié de l’OF ou en sous-traitance de l’OF.

      Si le formateur signe la convention de formation en tant qu’indépendant alors on considère qu’il joue le rôle d’OF donc est assujettit.

      Lors de la revente de l’OF ou du portefeuille d’activité d’un indépendant, si il n’y a pas de fusion acquisition, alors le certificat en cours sera conservé et transféré à l’entité qui acquiert (entité physique ou morale)
      S’il y a fusion acquisition, un audit de suivi sera nécessaire à la conservation. (Vous référer aux décrets et arrêtes).
      En toute logique, en cas de cession d’activité / de clientèle d’un indépendant il sera aussi nécessaire de se requalifier à mon sens.

      En espérant vous avoir éclairé sur ces sujets.

      Bien à vous,

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