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De DATADOCK au nouveau Référentiel National Qualité des Organismes de Formation, RNCQ / QUALIOPI

Naturellement vous vous posez la question de savoir ce que vous devrez faire pour passer de Datadock au nouveau Référentiel National de Qualité des Organismes de Formation / Qualiopi que porte France Compétences sans perdre trop de temps, …, et d’argent.

Voici une synthèse qui peut commencer à vous aider : (sur la base des informations actuellement en notre possession)

Ce que le nouveau référentiel est ou n’est pas par rapport à Datadock :

  • Ne vous y trompez pas :
    • Il ne faudra pas simplement répondre au 7eme lot d’indicateurs « ajoutés » par rapport à Datadock dans le référentiel : NON
    • Il ne faudra pas faire un dossier et ensuite plus besoin d’y revenir : NON
    • Penser que Datadock sera upgradé sans modifications vers le nouveau référentiel pour tous les heureux « déjà référencés » au moins pour les premiers temps : NON
    • S’y prendre au dernier moment et attendre la dernière limite fin 2020 : NON
    • Se faire certifier dès maintenant : (plutôt NON, il faut être plus fin que ça)
    • Espérer un énième revirement dans la loi : NON
    • Mettre en œuvre en quelques heures les attendus du référentiel, pour vous qui êtes des professionnels de votre métier, ce devrait être simple : NON pas tant que ça
    • Profiter du certificat obtenu par un de vos établissement pour couvrir vos activités sur un autre site : NON
  • Bref il va falloir s’y résoudre, pour travailler (dans les cadre des financements publics ou des tiers financeurs) il faudra le « sésame » et de plus le conserver durablement :
    • Même si les critères et les indicateurs ressemblent pour certains aux éléments demandés dans Datadock, ils ne sont pas tous identiques et n’ont pas la même portée ni signification. Beaucoup sont nouveaux et demandent de la mise en place, de l’organisation, des procédures.
      • Datadock reste une bonne base de respect « règlementaire » au sens de la loi, donc ne jetez rien, adaptez.
      • Le nouveau référentiel National est un « système qualité », à ce titre il n’est pas que « déclaratif » comme l’était Datadock. Il doit refléter les pratiques réelles de l’Organisme et le fait qu’elles « vivent » (mis à jour, évolutions, traitements des non-conformités, etc…) comme tout système qualité et soient audité et certifiées par un tiers certificateur externe et indépendant.
    • Le principe n’est plus le même, bien que Datadock corresponde toujours « au minimum légal d’exercice de la formation » avec quelques fioritures qui ne servent à rien ou sont redondantes, le nouveau référentiel National aborde plus en profondeur la « Maitrise » de la qualité et ce de manière dynamique ce qui va vous obliger à des précisions sur certaines actions, contenus, à la mise en place de certaines procédures, et au suivi du « vécu » de votre système qualité (Contrôle).
    • Plus concrètement, sachant que le référentiel n’invente pas de nouvelles pratiques :
      • Normalement si vous mettez en œuvre correctement vos actions de développement de compétences (dont les formations) vous devez déjà remplir les attendus du référentiel en termes de création, commercialisation, administration, organisation, production, évaluation et de suivi.
  • Alors que vous manque-t-il ? Voici une liste non exhaustive des nouveautés ou des rubriques ou critères qui doivent vous interpeler :
    • Il y a des nouveautés ou précisions en termes d’accès, d’analyse du besoin, d’objectifs, de modalités, d’adéquation des contenus, d’individualisation, d’évaluation, …
    • Il y a des nouveautés en termes de rubriques et de formulations dans vos produits, …
    • Il y a des informations de synthèse à produire aux futurs destinataires, des résultats déjà obtenus, des débouchés réels, …
    • Il y a des nouvelles pratiques, qui, pour les plus traditionnels, seront à organiser, mettre en place et pratiquer.
    • Il y a de nouveaux contenus à inclure dans les cursus.
    • Il y a une nouvelle approche modulaire et d’équivalence des formations, de suivi, de tutorat, d’accompagnement, …
    • Il y a une vision élargie de la mise à disposition de moyens et ressources pédagogiques, mais aussi de services structurants et aidants pour les destinataires.
    • Il y a une gestion renforcée et plus maitrisée des moyens et des capacités des consultants-formateurs affectés à la production des formations dans le temps, …
    • Il y a, ce qui est totalement nouveau une obligation de se tenir informé sur la législation ? (-et oui ;-)), sur les évolutions du métier et de ses moyens, sur les innovations pédagogiques. (Heureusement que l’on ne demande pas autant à un médecin malgré la DPC, il risquerait d’être trop bon.J), par contre ce qui est bien est l’évolution sur les questions et l’organisation de l’accueil des personnes en situation de handicap ; enfin !
    • Il y a de nouvelles obligations quant à la mise en œuvre de la formation en situation de travail AFEST
    • Il y a aussi des moyens à mettre en œuvre pour les décrocheurs (ruptures), les suites d’études et l’insertion, …
    • Enfin, il est nécessaire de mettre en place un système de recueil et de traitement des NC « Non-conformités » avec des actions préventives et correctives comme dans tous les systèmes qualité en vue de l’amélioration continue des prestations.
  • La liste est peut-être plus longue ou va-t-elle se raccourcir un peu après promulgation ? nous verrons.

Très synthétiquement :

Le passage de Datadock au Référentiel National / Qualiopi devra être accompagné d’un travail de fonds couplé à l’intégration de nouveautés qui devront être installées, maitrisées et utilisées au quotidien par les équipes dans toute votre organisation avant votre audit de certification, de maintien ou re-certification. Il faudra en outre tenir l’historique, la trace nécessaire à la preuve qui sera produite aux auditeurs certificateurs tout au long du temps aux côté de vos éléments de système documentaire.

Vous faire accompagner ?

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