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De DATADOCK au nouveau Référentiel National Qualité des Organismes de Formation, RNCQ

Naturellement vous vous posez la question de savoir ce que vous devrez faire pour passer de Datadock au nouveau Référentiel National de Qualité des Organismes de Formation que porte France Compétences sans perdre trop de temps, …, et d’argent.

Voici une synthèse qui peut commencer à vous aider : (sur la base des informations actuellement en notre possession)

Ce que le nouveau référentiel est ou n’est pas par rapport à Datadock :

  • Ne vous y trompez pas :
    • Il ne faudra pas simplement répondre au 7eme lot d’indicateurs « ajoutés » par rapport à Datadock dans le référentiel : NON
    • Il ne faudra pas faire un dossier et ensuite plus besoin d’y revenir : NON
    • Penser que Datadock sera upgradé sans modifications vers le nouveau référentiel pour tous les heureux « déjà référencés » au moins pour les premiers temps : NON
    • S’y prendre au dernier moment et attendre la dernière limite fin 2020 : NON
    • Se faire certifier dès maintenant : (plutôt NON, il faut être plus fin que ça)
    • Espérer un énième revirement dans la loi : NON
    • Mettre en œuvre en quelques heures les attendus du référentiel, pour vous qui êtes des professionnels de votre métier, ce devrait être simple : NON pas tant que ça
    • Profiter du certificat obtenu par un de vos établissement pour couvrir vos activités sur un autre site : NON
  • Bref il va falloir s’y résoudre, pour travailler (dans les cadre des financements publics ou des tiers financeurs) il faudra le « sésame » et de plus le conserver durablement :
    • Même si les critères et les indicateurs ressemblent pour certains aux éléments demandés dans Datadock, ils ne sont pas tous identiques et n’ont pas la même portée ni signification. Beaucoup sont nouveaux et demandent de la mise en place, de l’organisation, des procédures.
      • Datadock reste une bonne base de respect « règlementaire » au sens de la loi, donc ne jetez rien, adaptez.
      • Le nouveau référentiel National est un « système qualité », à ce titre il n’est pas que « déclaratif » comme l’était Datadock. Il doit refléter les pratiques réelles de l’Organisme et le fait qu’elles « vivent » (mis à jour, évolutions, traitements des non-conformités, etc…) comme tout système qualité et soient audité et certifiées par un tiers certificateur externe et indépendant.
    • Le principe n’est plus le même, bien que Datadock corresponde toujours « au minimum légal d’exercice de la formation » avec quelques fioritures qui ne servent à rien ou sont redondantes, le nouveau référentiel National aborde plus en profondeur la « Maitrise » de la qualité et ce de manière dynamique ce qui va vous obliger à des précisions sur certaines actions, contenus, à la mise en place de certaines procédures, et au suivi du « vécu » de votre système qualité (Contrôle).
    • Plus concrètement, sachant que le référentiel n’invente pas de nouvelles pratiques :
      • Normalement si vous mettez en œuvre correctement vos actions de développement de compétences (dont les formations) vous devez déjà remplir les attendus du référentiel en termes de création, commercialisation, administration, organisation, production, évaluation et de suivi.
  • Alors que vous manque-t-il ? Voici une liste non exhaustive des nouveautés ou des rubriques ou critères qui doivent vous interpeler :
    • Il y a des nouveautés ou précisions en termes d’accès, d’analyse du besoin, d’objectifs, de modalités, d’adéquation des contenus, d’individualisation, d’évaluation, …
    • Il y a des nouveautés en termes de rubriques et de formulations dans vos produits, …
    • Il y a des informations de synthèse à produire aux futurs destinataires, des résultats déjà obtenus, des débouchés réels, …
    • Il y a des nouvelles pratiques, qui, pour les plus traditionnels, seront à organiser, mettre en place et pratiquer.
    • Il y a de nouveaux contenus à inclure dans les cursus.
    • Il y a une nouvelle approche modulaire et d’équivalence des formations, de suivi, de tutorat, d’accompagnement, …
    • Il y a une vision élargie de la mise à disposition de moyens et ressources pédagogiques, mais aussi de services structurants et aidants pour les destinataires.
    • Il y a une gestion renforcée et plus maitrisée des moyens et des capacités des consultants-formateurs affectés à la production des formations dans le temps, …
    • Il y a, ce qui est totalement nouveau une obligation de se tenir informé sur la législation ? (-et oui ;-)), sur les évolutions du métier et de ses moyens, sur les innovations pédagogiques. (Heureusement que l’on ne demande pas autant à un médecin malgré la DPC, il risquerait d’être trop bon.J), par contre ce qui est bien est l’évolution sur les questions et l’organisation de l’accueil des personnes en situation de handicap ; enfin !
    • Il y a de nouvelles obligations quant à la mise en œuvre de la formation en situation de travail AFEST
    • Il y a aussi des moyens à mettre en œuvre pour les décrocheurs (ruptures), les suites d’études et l’insertion, …
    • Enfin, il est nécessaire de mettre en place un système de recueil et de traitement des NC « Non-conformités » avec des actions préventives et correctives comme dans tous les systèmes qualité en vue de l’amélioration continue des prestations.
  • La liste est peut-être plus longue ou va-t-elle se raccourcir un peu après promulgation ? nous verrons.

Très synthétiquement :

Le passage de Datadock au Référentiel National devra être accompagné d’un travail de fonds couplé à l’intégration de nouveautés qui devront être installées, maitrisées et utilisées au quotidien par les équipes dans toute votre organisation avant votre audit de certification, de maintien ou re-certification. Il faudra en outre tenir l’historique, la trace nécessaire à la preuve qui sera produite aux auditeurs certificateurs tout au long du temps aux côté de vos éléments de système documentaire.

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Nouveau Référentiel National Qualité Formation porté par « FRANCE COMPETENCES » RNCQ : ce qui est (sera) nouveau

Vous êtes curieux, oui, vous avez raison. Le nouveau référentiel « Formation » RNCQ que devra faire appliquer France Competence doit complexifier les choses,…, mais pas trop. Tout dépend du point où vous vous trouvez. Oui ça va vous couter, et plus cher. Découvrez ici la synthèse des éléments qui vont s’appliquer.

Le « référentiel » RNCQ sera applicable à partir du 1er janvier 2021, çà, pour le coup, c’est sûr, c’est la loi. Mais bon, …, il y aura peut-être des indulgences. Mais n’y comptez pas trop.

Les organismes concernés sont tous ceux qui reçoivent des subsides de tiers intermédiaires de financement, comme par exemple les OPCO/OPCA, Pôle emploi etc… Donc pas tous.

Ah oui, vous n’êtes plus des Organismes de Formation mais des :

Organismes Prestataires d’Actions concourant au Développement des Compétences (peut être un nouvel acronyme du type « OPADC » ou plutôt « OPAC »):

Organismes de Formation Professionnelle Continue, de Bilan de Compétences, de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) et de L’Apprentissage (CFA, UFA etc…)

Je sais qu’il est peut-être un peu tôt pour vraiment en parler de manière très précise, mais à la vue des informations déjà disponibles (projets de décrets et arrêtés très avancés dans leur rédaction et signature à venir rapidement) nous pouvons ici aborder le sujet de manière synthétique.

Cet article portant sur des décrets non encore signés et diffusés, nous engageons les lecteurs à prendre tout le recul nécessaire à l’intégration de ces éléments dans des stratégies qui impliqueraient fortement leur activité.

Ce qui sera (est) nouveau :

  • Il va falloir que chaque OF (voir exactement dans le point suivant) se certifie au travers d’un Organisme Certificateur certifié (OC certifié par le COFRAC).
  • « Tous » les Organismes de formation qui sont destinataires de fonds publics ou de la professionnalisation et de l’apprentissage devront s’y conformer (pas spécialement les autres … pour l’instant et un an plus tard pour les prestataires de l’Apprentissage)
  • Chaque Organisme devra se conformer au « Référentiel National Qualité » dont le contenu sera précisé et applicable par Décret (signature dans le deuxième trimestre 2019)
    • Le référentiel touche les 4 catégories d’actions («  »de développement des compétences » ») possibles (L.6313-1 (1 à 4)) (FC, VAE, Bilans, Apprentissage) et demande une réponse spécifique pour chacun d’eux.
    • Le référentiel est unique, donc sans correspondance avec d’autres référentiels (« amis »), ce qui veut dire que les référentiels anciennement inscrits sur la liste du CNEFOP n’auront plus valeur probante, sauf à s’adapter au nouveau référentiel en appliquant strictement le référentiel et en étant audité selon l’arrêté comprenant les modalités d’audit associées au référentiel national …
    • Il y a 7 critères présents au référentiel pour 32 indicateurs au maximum et respectivement :
      • 28 indicateurs pour la FC
      • 22 indicateurs pour les Bilans de Compétences
      • 23 indicateurs pour la VAE
      • 32 indicateurs pour l’Apprentissage
    • Il faut que tous les sites où l’on met en  œuvre ces activités soient couverts, … et audités (il y a des finesses pour déterminer si le site est concerné et le nombre exact de site à auditer (calcul savant réduisant le nombre réel de sites à auditer quand vous en avez beaucoup))
    • Il faut se faire auditer obligatoirement par une entité (Organisme Certificateur « Agréé par le COFRAC ») qui sera de droit privé à priori. Vous pourrez la choisir et même en changer. (Il y a des durées d’audit fixées à l’avance pour éviter les méprises)
      • Juste pour avoir une petite idée : Il faut 0 non-conformité majeure et moins de 5 non-conformités mineures non levées au jour de la décision
        • Par exemple, un document non présenté le jour de l’audit est une non-conformité mineure. L’absence de BPF est une non-conformité majeure.
    • Il y a une durée de validité du certificat, des audits de maintien et de renouvellement (comme pour tout système qualité), ici c’est à priori 3 années avec un maintien (« surveillance ») entre 14 et 22 mois suivant la certification initiale. (Cela peut évoluer sur le décret final).

Alors en synthèse :

Cela veut dire que si vous entrez dans le champ de cette obligation, vous devrez vous faire certifier avant le 1er janvier 2021 sauf les prestataires d’apprentissage (1 an plus tard), par un Organisme Certificateur « Agréé par le COFRAC » que vous choisirez, au travers d’un audit dont la durée et les modalités seront précisées dans un arrêté à venir pour répondre à un référentiel de 7 critères et de 22 à 32 indicateurs présentés dans un Décret répondant à la loi déjà votée en 2018. L’organisation et le cout est à votre charge (mise en place et audits).

Pour répondre à l’inévitable question :

  • Après s’être préparé et avoir constitué et documenté son système qualité (selon la loi et son arrêté):
    • L’audit initial pour un indépendant formateur sans site de formation va donc couter à peu près 1 jour consultant
    • L’audit initial va couter par exemple à un Organisme mono activité moyen, 2,5 jours consultant
    • L’audit initial va couter par exemple à un Organisme avec deux activités sur deux sites, 4 jours consultant

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DPC Santé, ODPC : Montez votre dossier DPC et Devenez ODPC

Ce référencement est pour vous :

Vous êtes un Organisme délivrant ou en mesure de délivrer des actions s’inscrivant dans le DPC (Développement Personnel Continu) du domaine de la santé.

Vous êtes Indépendant dans le domaine des métiers de la santé.

Le dossier DPC vous est ouvert par l’ANDPC (L’Agence Nationale du DPC)

De quoi s’agit-il ?

Pour faire très court :

Les professionnels de la santé doivent maintenir voire faire progresser leurs capacités (la loi l’impose). Pour cela, ils ont accès à un ensemble d’actions recensées par l’ANDCP. L’ANDCP regroupe des organismes qu’elle accrédite et suit sur la base d’un référentiel permettant d’assurer aux utilisateurs que ces actions entrent bien dans le périmètre de l’obligation légale et pourront bénéficier du financement.

Pour proposer ces actions et accéder à ces financements, les organismes ou indépendant doivent être ODPC « Organisme DPC » (c’est la loi).

Il est donc nécessaire de créer et déposer un dossier complet et d’obtenir la validation de l’ANDCP avant que les actions puissent être éligibles au financement.

Ce référencement étant dynamique, il sera nécessaire de mettre à jour au moins annuellement ce dossier et en cas de changements.

Il n’est pas très compliqué de mettre en œuvre ces obligations, mais il est important de le faire bien et de manière durable pour éviter les déconvenues.

Le DPC en pratique

Le Développement Professionnel Continu (DPC) est un dispositif de formation :

  • Initié par la loi Hôpital, Patients, Santé et Territoires (HPST) en 2009 et adapté par la loi de Modernisation du système de Santé en 2016 ;
  • Effectif depuis le 1er janvier 2013 ;
  • Dédié aux professionnels de santé de France* (au sens du Code de Santé Publique, chapitre IV).

Le DPC est un dispositif de formation réglementé

Chaque professionnel de santé doit suivre un parcours de DPC pour remplir son obligation triennale.

(Les précédents dispositifs de formation conventionnels (FPC et FCC) ont été abandonnés au bénéfice du DPC et le système de crédit / point n’existe plus.)

Le DPC est une démarche active tout au long de l’exercice professionnel

Le DPC permet :

  • Au professionnel de santé d’être acteur de sa formation ;
  • De favoriser les coopérations interprofessionnelles et le décloisonnement entre les différents modes d’exercices (ville, hôpital).
  • L’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins

Le Développement Professionnel Continu (DPC) a pour objectifs :

  • L’évaluation et l’amélioration des pratiques professionnelles et de gestion des risques ;
  • Le maintien et l’actualisation des connaissances et des compétences ;
  • La prise en compte des priorités de santé publique (exemple : PAERPA).

L’offre de DPC pour les professionnels de santé

Pour satisfaire leur obligation triennale, l’Agence nationale du DPC met à disposition des professionnels de santé l’offre de DPC composée d’actions et de programmes de DPC :

  • Action cognitive (concernant l’approfondissement des connaissances) ;
  • Action d’analyse des pratiques professionnelles (permettant une réflexion sur la démarche et les caractéristiques de la pratique professionnelle effective du professionnel) ;
  • Gestion des risques (visant à identifier, évaluer et prioriser des risques relatifs aux activités d’un métier ou d’une organisation).

Techlinker vous accompagne dans votre démarche de mise en place de votre dossier DPC pour devenir ODPC.

Ne tardez pas, nous pouvons vous aider et vous accompagner efficacement.

Que vous soyez au début de votre activité, en pleine démarche DPC, ou après un rejet, nous vous accompagnons jusqu’à la validation.

Contactez-nous.

Multiples possibilités d’accompagnent : Forfaits Dossier, Reprise d’un existant, Documents fournis, Suivi jusqu’à la validation finale, Adaptation de la charge de travail.

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Guide de l’ANDPC (pdf) pour Devenir centre de formation « ODPC »

Accédez au site de l’OGDPC de l’Agence Nationale du DPC

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DATADOCK / QUALITE, quelle pérennité du dossier suite à la nouvelle loi 2018 ?

L’été 2018 a vu la nouvelle loi sur la formation validée par le parlement dans la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel.

Alors comment aborder maintenant DATADOCK et « l’obligation qualité » dans la formation ?

Faut-il refaire, modifier, mettre à jour, continuer à déposer un dossier dans Datadock ? Faut-il aller vers les certifications du marché, toute leur complexité et prix ? Faut-il tout simplement attendre ?

Bien évidement vous refusez en tant que professionnel que l’on vous contrôle à tout bout de champ, que cela vous coute beaucoup de temps et d’argent et qu’au final cela ne change pas le quotidien et ne certifie de rien, … de plus.

Bref nos dirigeants ont besoin de dire qu’ils ont fait quelque chose même si cela ne règle pas le problème, si toutefois il y avait un problème ?

Tout est dit. Il ne sert à rien de s’énerver, il faut juste choisir par où passer et comment minimiser l’impact temps et finance de ces nouvelles obligations.

Comprendre les obligations :

  • Formation = activité règlementée, donc il est Obligatoire de répondre aux obligations légales pour exercer ce métier que ce soit pour des formations initiales, ou continues.
  • L’état veut non seulement que les fonds issus de la « taxe » sur la formation soient fléchés exclusivement vers la professionnalisation (Diplômant, Certifiant, listes Inventaire / complémentaire, VAE, CIF, CPF, Cpro, Apprentissage, Infra V, Illettrisme / Connaissances de base), mais qu’à terme au 1er janvier 2021, que tout l’appareil de formation public et privé soit contrôlé régulièrement et contrôlable (« référentiel » pour le privé (FC)).

Comprendre ce qui est nouveau dans la qualité des formations :

Ce qui doit être nouveau est l’application d’un référentiel (qui sera applicable par décret à paraitre) pour les organismes de formation privés hors contrat et hors champ du code de l’éducation (sauf CFA, soit toute l’offre de formation continue privée et de Branche).

Il faudra alors se conformer à ce référentiel pour pouvoir exercer.

Quelle forme prendra le nouveau référentiel qualité de la formation (RNCQ) ?

A priori, il devrait être proche de ce que décrit Datadock dans un premier temps, portant sur la conformité règlementaire (le légal), avec quelques perfections, surtout sur la partie résultat des formations, suivi des stagiaires et efficacité des formations. Mais il évoluera sûrement car en France on a la fâcheuse habitude de complexifier les choses déjà complexes.

Par exemple les grands défenseurs du « formateur à employer en interne » pensent toujours qu’il faut que l’emphase soit mise sur le formateur (sous-traitant), alors même que la profession dit à juste titre que c’est l’OF qui certifie ses processus de recrutement et de maintien en activité (sélection), ce qui est bien plus simple et sûr. Cela augure d’une médiation du législateur incluant des procédures écrites de recrutement et de gestion des formateurs / sous-traitants (comme dans ISO) avec en sus une réelle vérification du maintien en compétences (formation des formateurs), … ce qui risque d’être Très abstrait.

Mais qui va vérifier la validité de mon organisme ?

C’est simple, des consultants validés par le COFRAC (et peut être France Compétence), apporteront leur label sur votre dossier après avoir vérifié sur pièces / dossier chez vous lors d’un audit. Eux même seront aussi notés par vous-même et contrôlés par la plus haute instance de contrôle en France le COFRAC. Ils seront missionnés par vous. Vous aurez la liberté de choisir votre auditeur. Vous serez aussi contrôlé par France Compétence directement ou indirectement.

Mais quand ?

A partir de janvier 2021 pour l’application à tous les organismes de formation du référentiel de formation.

Faudra-t-il mettre en place un suivi ?

A priori Oui, comme dans tous les systèmes qualité. Les suivis sont quotidiens au travers de la gestion des non conformités et sont annuels pour les audits de conformité dans la plupart des « systèmes qualité » et valides pour trois ans dans les meilleurs des cas. Pour cette certification / label / « autorisation administrative d’exercer »/ je ne sais pas le nom que cela prendra, les suivis seront obligatoires et prendront sûrement la même forme et les mêmes intervalles temporels.

Cela va-t-il me coûter plus de temps et d’argent que mon Datadock actuel ?

Oui, plus de temps car vous devrez répondre de manière interactive à toutes les « non conformités » de votre « système qualité » auprès de l’auditeur vous suivant et vous devrez investir du temps pour mettre à jour des documents dans votre dossier de référence qui sera pris pour base de contrôle par le consultant qui vous validera.

  • Donc du temps :
    • pour constituer, modifier, mettre à jour et tenir à jour le dossier « qualité » de l’organisme et gérer la qualité au quotidien;
    • pour préparer et effectuer les audits avec l’auditeur externe, pour maintenir le label

Oui, plus d’argent car vous devrez non seulement payer le consultant qui viendra vous auditer pour la première validation et pour les validations de suivi, chaque année ou au rythme prévu des certifications, mais aussi investir en temps / homme sur la gestion quotidienne, le maintien à jour du système documentaire et des procédures + résultats d’enquêtes qualité. Ce qui est sans commune mesure avec ce que cela vous a coûté de déposer un dossier Datadock.

  • Donc de l’argent :
    • Pour régler les frais d’accompagnement, d’audit et de conseil des consultants accompagnants et auditeurs contrôleurs
    • Pour tenir à jour et faire vivre le dossier et les documents qualité en interne

Quelle est la meilleure option actuellement ?

  • Si vous êtes déjà certifié avec un certificat externe accepté dans Datadock :
    • Continuez, vous êtes dans l’axe et attribuez déjà un budget conséquent sachant que votre « label » actuel n’aura plus court au 1er janvier 2021 car seul s’appliquera le Référentiel Qualité Formation RNCQ déposé et géré par France Compétence. Il y aura sûrement des équivalences mais ce n’est pas l’esprit du système.
  • Si vous êtes déjà « référencé » Datadock avec le dossier des 21 critères constitué dans Datadock :
    • Continuez, vous êtes dans le meilleur axe. Attribuez déjà un petit budget sachant que votre « référencement » actuel n’aura plus court au 1er janvier 2021 et qu’il faudra surement se conformer à quelques critères supplémentaires à cette date, car seul s’appliquera le Référentiel Qualité Formation déposé et géré par France Compétence. Il y aura sûrement des indulgences sur les premières années pour cette classe d’OF.
  • Si vous n’êtes pas certifié et n’avez pas déposé de dossier Datadock :
    • Déposez vite un dossier complet Datadock, attendez pour investir dans la certification extérieure et le suivi. Vous bénéficierez sûrement des indulgences de mise en place.

A l’heure actuelle, il faut donc au moins déposer un dossier Datadock pour son organisme de formation et en profiter pour mettre à jour les procédures, documents légaux et le système documentaire de gestion afin de pouvoir accueillir et gérer sans trop de difficultés les nouveautés qui ne vont pas tarder.

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MENTORAT, MENTORING, MENTOR : Comment aider à dépasser le plafond de verre ?

MENTOR LAB, vous donne les moyens de manager et faire progresser des équipes qui doivent se dépasser au travers de leurs Managers, si vous décidez des les aider.

Vous êtes un Dirigeant, un Manager ambitieux ayant des limites à dépasser : Offrez-vous, offrez leur l’opportunité d’y arriver avec un MENTOR.

Chaque Dirigeant sait identifier les capacités qui font la différence dans ses équipes. Ces capacités sont essentielles. La réussite réside dans le réglage que l’on fait de leur mélange et dans le renouvèlement et la progression de celles-ci.

D’une part, l’environnement est mouvant et progresse de façon inversement proportionnelle aux atouts de chaque membre de l’équipe. Chacun lutte contre le syndrome bien connu d’un certain « Peter ». Le décalage, voire même l’obsolescence guète. L’efficacité n’est que passagère. Le déclin va suivre… Pas tout de suite.

D’autre part, les Managers doivent répondre en réinventant ce pour quoi ils s’animent : Les objectifs de leur société, les processus, les produits et les services. Un seul absent dans cette équation : c’est le Manager lui-même. Formé à la base à toutes les situations, formé à la progression dans des environnements inconnus, formé et aguerris aux toutes nouvelles techniques, bref le mix de Rambo et d’Einstein avec un zeste du « meilleur d’entre nous ». « Mouai .. ».

Alors comment faire ? Que manque-t-il ?

Ecouter, on ne ferait pas à moins. Former, évidement. Manager, bien sûr. Coacher, … on approche…

Reprenons l’équation là où nous nous sommes arrêtés :

L’environnement mouvant (et surtout qui s’éloigne des capacités) + Le poids d’un quotidien qui interdit toute réflexion avancée ou maximisation + [prendre du recul, analyser et décider] = REUSSITE : C’est pourtant simple.

Alors comment prendre du recul, analyser et décider mieux et toujours mieux ?

Se faire aider d’un MENTOR et progresser avec son aide.

Nous vous proposons d’incarner cette personne, constituant un point de relais à vos interrogations et aux interrogations des personnes qui sont Mentorées, que ce soit pour vous ou pour vos Managers.

Il s’agit non seulement de faire dépasser le plafond de verre de l’équipe mais aussi et surtout d’accompagner individuellement chaque Manager. La réussite du groupe est constituée de la somme des réussites individuelles et de ce petit plus que constitue « le dépassement ».

Plusieurs formules adaptées à votre profil sont disponibles. Il ne s’agit pas de coaching mais bien d’accompagnement dans la construction des décisions, dans l’analyse des facteurs environnementaux, économiques, sociaux, dans la détection des signaux faibles, des processus déterministes, en fait c’est une aide de camp délivrant du savoir-faire et de la compétence, au moment où vous en avez besoin, sur des sujets très divers de direction ou de mise en œuvre. Cet accompagnement reste toujours et par principe en arrière-plan et est basé sur le transfert de capacités.

Contactez nos Mentors au Mentor LAB Techlinker:

mentorlab@techlinker.io

 

 

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DATADOCK : Audit (s) / Contrôle (s) de l’OPCA, c’est quoi et comment ça se passe ?

Une personne se disant missionnée par un OPCA vient de passer vous voir à l’improviste et vous demande de voir vos salles et vos stages en cours. Elle vous demande des éléments administratifs et en fait des copies, … puis elle disparait.

Cela vous étonne, …, il faut accepter et s’y plier, c’est la loi.

Vous n’allez pas tarder à recevoir une lettre et un mél de planification d’un Audit avec l’OPCA ou un de ses représentants missionné …

Restez calme, et préparez-vous.

En effet, les OPCA ont pour mission non seulement de mettre en place un niveau de qualité avec les Organismes de Formation avec qui ils travaillent en finançant les formations conformément au « Décret  Formation » : ça c’est Datadock. Ils doivent en outre procéder à des contrôle « réels » sous forme de vérifications ponctuelles et/ou d’audits sur site sur la base du dossier déposé dans Datadock ».

Il paraitrait que plus de 600 contrôles sont prévus pour les heureux « Validés » et « Référencés » de Datadock. Chacun des OPCA peut missionner des contrôleurs internes ou externes au même titre qu’un contrôleur de la Direccte à la différence qu’ils n’ont que le champ couvert par la compétence de l’OPCA et le Datadock dans leur spectre de vérification.

Ils n’ont pas le droit d’ajourner ou de supprimer la NDA d’un OF, seule la Direccte en a le pouvoir. Ils peuvent faire un compte rendu qui peut mener à l’ajournement puis à la suppression des paiements réalisés par l’OPCA. Ce n’est pas eux qui décident mais ils récoltent et posent les éléments factuels qui vont étayer la décision de l’OPCA.

Ils travaillent en leur nom et sont missionnés formellement par les OPCA.

Heureusement la procédure est « contradictoire », avant toute prise de décision, c’est-à-dire qu’il se peut que vous ayez des éléments à corriger, modifier ou créer s’ils manquent dans le sens où ils vous seront demandés et surtout en conformité avec la loi sur la Formation. Et oui, la Formation est toujours une activité réglementée.

A l’issue de ces allers-retours si vous n’êtes pas conforme, la décision vous sera notifiée.

Attention toutefois, ils peuvent aussi, s’ils rencontrent un cas grave, informer directement et immédiatement l’OPCA qui s’occupera de donner les suites nécessaires et qui avertira la Direccte pour investiguer plus avant, … donc attention.

Bien sûr, vous aurez bien préparé votre dossier et serez conformes, donc pas de soucis.

Nous sommes d’accord, rares sont les OF qui ne passeront pas cette épreuve supplémentaire d’audit.

Un conseil : Il faut s’y préparer. Cela a en plus des vertus.

Nous vous proposons de vous accompagner dans cette tâche.

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DATADOCK : Formation. Remplissez votre dossier en connaissance de cause.

Vous recherchez une Formation qui va vous aider dans Datadock : C’est ici.

Une journée avec un grand professionnel du métier de la formation et spécialiste de l’accompagnement Datadock vous fera découvrir et démystifier les problématiques liées aux exigences qualité du dossier Datadock.

Que vous soyez au début de la démarche, en cours de validation ou même après un rejet, cette Formation Datadock est un bon moyen de comprendre quoi faire.

Cette Formation Datadock est opérationnelle. Elle est basée sur l’étude des 6 Critères de qualité du décret et les 21 indicateurs de Datadock dans l’objectif de compléter au mieux son dossier Datadock. Elle vous permettra entre autres de faire évoluer les démarches de qualité mises en œuvre par votre Organisme de Formation et surtout vous aidera à compléter votre dossier pour aller vers la validation.

Vous apprendrez comment faire, et surtout pourquoi.

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DATADOCK : Quels textes pour le champ Description dans chaque critère ?

Répondre au dossier Datadock ne se limite pas à l’insertion de liens vers son web et au téléchargement de certains documents. Il est aussi nécessaire de remplir le champ « Description » de chaque critère. Oui mais je mets quoi ? J’écris quelque chose de long, de court ? Il faut dire quoi ? Il faut le formuler comment ? Qui va le lire ? Et à quoi ça sert ? … Et pourquoi expliquer mon métier alors que je le fais bien et depuis de nombreuses années ?

Bref, cela peut paraitre frustrant mais il faut porter beaucoup de soin à l’écriture de ces textes. C’est fastidieux, il faut être précis, concis (1000 caractères maximum) et surtout il ne faut pas écrire n’importe quoi, car même si « ça passe », il faudra en répondre le jour d’un contrôle. Il ne s’agit donc pas de textes à vocation marketing.

Je vous invite donc à bien réfléchir et à mesurer à quel point ces quelques lignes par critère sont importantes.

Non seulement ces lignes de texte viendront appuyer vos preuves « liens et fichiers » mais, n’oubliez pas que vous replissez une « déclaration » à finalité « légale » et que vous mettez en œuvre une activité « réglementée » : la formation. Vous en êtes responsable devant la loi.

Ces textes doivent s’adapter à toutes vos activités (actuelles et futures) et aux règlementations de la formation afin d’en couvrir l’ensemble, et ce, durablement, sans être obligé de leur apporter des modifications incessantes, compliquées et chronophages.

La qualité d’écriture va permettre de ne dire que ce qui est nécessaire et de le formuler dans les règles de l’art et du métier afin de décrire sans trop vous exposer à ces écrits (« les écrits restent »).

Enfin la formulation de ces éléments par vous ou un consultant va vous amener à réfléchir sur certains de vos processus ou méthodes métier, ce qui est signe de qualité. Cette démarche est très profitable pour votre organisation et votre Organisme de Formation, sans être trop lourde.

Nous vous conseillons donc de ne pas négliger cette partie « textuelle » du dossier Datadock.

Nous pouvons vous accompagner, vous aider à formuler ou même formuler pour vous avant que vous validiez ces contenus en fin de création.

Accompagnement : Datadock Express!

PS : Pour votre information

On voit fleurir des vendeurs de textes « banalisés » ou « à adapter » ou même pire « copiés » de ci de là. Nous vous conseillons de fuir cette méthodes et ces modèles, même si ils / elles paraissent répondre aisément, rapidement et à moindre coût au problème.
Mais pourquoi ?
Non seulement ces textes ne décrirons pas votre activité « réelle » mais en plus ils vous exposeront à des incohérences qui peuvent aller jusqu’à remettre en cause votre bonne foi déclarative et même vous placer en contradiction avec la loi. Vous vous exposerez alors à la perte de votre « référencement OPCA» lors des contrôles des OPCA ou de la Direccte.
Ce déréférencement aura pour conséquence l’arrêt immédiat des paiements, mais aussi pire, l’obligation de remboursement des sommes illégalement perçues. Le prix investit initialement dans ces modèles bon marché vous coutera au moins 10 fois plus cher à l’avenir car vous serez obligé de tout reprendre ou de tout faire reprendre pour vous conformer aux obligations qui vont arriver dans la prochaine loi. Nous ne ferons pas la liste exhaustive des conséquences ici mais sachez que vous vous exposez largement.

CQFD.

Nous vous conseillons donc de ne pas négliger cette partie « textuelle » du dossier Datadock.

Nous pouvons vous accompagner, vous aider à formuler ou même formuler pour vous avant que vous validiez ces contenus en fin de création.

Que vous soyez au début de votre activité, en pleine démarche Datadock, ou après un rejet, nous vous accompagnons jusqu’à la validation.

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DATADOCK : Quelle charge de travail ? en vrai …

J’ai lu sur internet « j’ai rempli le dossier Datadock en 3 h … « . Ah bon ?? Alors j’achète immédiatement, et je vais passer l’été à la plage… La réalité est un peu différente.

Je vous propose de vous expliquer l’étendue du projet :

Alors comment dire ? Vous découvrez sûrement que vous avez cette obligation et que votre OPCA ne veut plus vous payer vos factures sans être « référencé qualité » chez eux. Le mot Datadock vient de faire son entrée dans votre objectif court terme. Vous pensez qu’il ne s’agit que d’un dossier « administratif » de plus de la bureaucratie « française », et que finalement il ne faut que télécharger sur internet des fichiers ou des liens web et que tout se fera tout seul. D’ailleurs comme d’habitude sur internet.

J’arrête là la description car il faut reprendre le sujet d’une autre manière. D’un autre point de vue.

D’abord, il est utile de rappeler que la formation est une « activité règlementée ». Elle est donc soumise à des lois et règlements. Il est donc « obligatoire » de les respecter dans tous leurs détails. Après, libre à vous de vous y conformer totalement, ou pas. Nous vous conseillons de vous conformer au plus prés.

Ceci veut dire qu’il est impensable de déclarer des éléments ou des processus qui ne seraient ni conformes ni reflétant la réalité de fonctionnement de votre Organisme de Formation, au risque de se retrouver rapidement en infraction avec la loi en cas de contrôle ou même lors d’incidents se déroulant sur vos sites ou durant votre activité de formation. Sachez que pour certaines infractions, vous pouvez en être reconnu responsable pénalement et individuellement en tant que Manager, Directeur ou représentant légal de votre OF.

Ceci étant dit, vous comprendrez mieux que ce « travail » déclaratif est bien plus important que ce que vous imaginiez avant de commencer à lire cet article, au moins du point de vue responsabilité.

Alors nous allons vous conseiller de construire votre dossier en « conformité » et d’opérer les modifications et réglages documentaires au cours de sa construction afin d’optimiser vos travaux et d’en pérenniser son contenu. Votre activité s’en trouvera alors assainie et plus fluide.

Cette approche « normale » du sujet Datadock et qualité induit une charge de travail qui est dans la bonne moyenne constatée pour ce type de dossier, ni surévaluée, ni sous-évaluée.

Nous avons découpé le projets en étapes et travaux à réaliser pour vous aider à mieux comprendre quelle va être la charge de travail que vous devrez investir ou sous-traiter pour accéder à la « validation » dans Datadock ce qui vous rendra « référençable » par les différents OPCA.

Combien de temps pour répondre au dossier Datadock pour une entité ?

Si quelqu’un vous dit qu’il a répondu en 3 h : Ce n’est ni vrai, ni possible. Sauf si il a déjà un label listé au CNEFOP, et du coup il n’a pas à remplir l’ensemble des champs du formulaire Datadock..

Voici la charge résumée en 4 lignes :

  • Coordonnées de l’entreprise, documents légaux, numéros siret, nda etc… et c’est précis.
  • 21 critères à renseigner, tous différents :
    • 21 textes d’explications á écrire limités à 1000 caractères (mémos), sans copier-coller possible, il faut penser, écrire et corriger
    • 1 a 3 preuves pertinentes à regrouper et choisir par critère, soit entre 21 et 63 preuves á fournir (fichiers à trouver, vérifier, corriger et regrouper et liens web (précis) à référencer).

Passons maintenant au calcul :

Voici une méthode simple pour estimer la charge de travail :

Si vous possédez tous les documents et liens de preuve

Comptez comme référence dans ce cas :

  • Au moins 3 heures pour sélectionner les fichiers de preuves si vous les possédez tous
  • Au moins 30 minutes pour chaque texte mémo (30 min x21) soit 10h30
  • Au moins 15 minutes pour chercher et choisir chaque lien web et les uploader. Il y en a au moins un par critère soit 15 min x 21 soit 4 h 15
  • Au moins 5 minutes pour choisir, vérifier et télécharger une preuve, il y a en moyenne 1,5 preuve par critère 1,5×5 minx21 soit environ  2 h 40
  • Rajoutez enfin les informations sociétales,  stockage des données et le référencement du dossier soit environ 2 h

Total de référence théorique : 22 h 25 (Ce calcul reste théorique)

Si vous ne disposez pas de tous les éléments (c’est le cas le plus courant) :

  • multipliez le temps précédent par 1,8, soit approximativement 40 h (Ce calcul a été vérifié sur le terrain par nos consultants dans la plupart des cas)

Si vous ne disposez pas des Règlement Intérieur, conditions générales de vente, conventions ou autres documents légaux et devez les créer :

  • multipliez par 4 le temps de référence soit 90 h (Ce calcul peut être variable, il correspond à ce que nous avons vécu sur le terrain)

Ne sous-estimez donc pas la charge de travail pour ce dossier. De surcroît il s’agit d’un travail très précis et très engageant légalement pour un Organisme de formation.

Faites-vous accompagner.

Bref, parlons-en, nous agirons avec vous. Choisissez la formule PREMIUM.

Que vous soyez au début de votre activité, en pleine démarche Datadock, ou après un rejet, nous vous accompagnons jusqu’à la validation.

Contactez-nous : datadock@techlinker.io
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DATADOCK : « Pas référençable », « Référençable », « Référencé » quelle est la subtilité ?

Voici la subtilité entre « Pas référençable », « référençable » et « référencé » dans Datadock et dans les OPCA.

Datadock est une initiative de plus de 20 OPCA pour éviter de demander un dossier par OF pour chaque financement impliquant un OPCA différent, ce qui évite beaucoup de travail administratif.

L’état du dossier « Qualité » passe par trois phases :

  1. « Pas référençable », tant que les éléments n’ont pas été « vérifiés » et « validés » par les conseillers OPCA pour Datadock : aucun financement possible
  2. « Référençable », quand le dossier a été « vérifié » et « validé » par les conseillers OPCA pour et dans Datadock : financement possible mais avec de possibles conditions (pour chaque OPCA individuellement).
  3. « Référencé », veut dire que les deux étapes précédentes ont été obligatoirement complétées et que l’OPCA à « référencé » l’OF qui a réalisé une formation que cet OPCA finance ou prend en charge. L’OPCA « référençant » l’Organisme de Formation dans le cadre de son activité peut alors demander d’autres éléments qu’il a déterminé, par exemple l’adhésion à sa charte, contrat de prestation, le rajout d’un chapitre spécifique dans les conventions de formation, attestation sur l’honneur de respect de charte ou tout autre… la liste n’est pas exhaustive.

A savoir :

Ce n’est pas parce que l’on est « référencé au FAFIEC » que l’on est « référencé » chez OPCALIA. Ce n’est pas parce que l’on dispose d’un label listé par le CNEFOP que l’on est référencé directement. Les « référencements » ne sont pas permanents. Il faut d’ailleurs faire des demandes écrites pour être inscrit (voir OPCA par OPCA). Si vous n’avez plus de label qualité (listés CNEFOP), votre inscription Datadock sera alors rendu caduque immédiatement.

Alors la procédure c’est quoi ?

Tout d’abord la procédure est transparente pour vous.

Chaque OPCA vous « Référencera », l’un après l’autre sur la base, au minimum, d’un dossier « Validé » Datadock pour votre organisme (sur le n° de NDA qui signe la convention de formation) et pour des formations réellement réalisées (produites) et financées par chacun des OPCA pour vos différents clients.

Cette partie du processus est réalisée du côté des OPCA, OPCA par OPCA sur la base des dossiers OF validés de la Datadock. Ils ne vous demanderont pas de preuves supplémentaires, ils en disposent au travers de la validation Datadock. Ils pourront vous demander l’adhésion à leurs procédures ou chartes spécifiques (voir plus haut).

Un exemple de processus de « référencement » chez un OPCA :

Chez AGEFOS PME le « référencement » des OF intervient à l’issue du paiement de la première prestation réalisée dans les conditions légale actuelles, donc après le « contrôle de service fait » selon le principe de bonne foi qui est une obligation pour les OPCA. Cet OPCA ne souhaite pas référencer d’OF en dehors du financement d’une action identifiée. Les OF inscrits dans cet OPCA restent alors « référencés » pour une période de 3 années (sauf déréférencement) comme prévu pour la durée de validité initiale des dossiers « Datadock ». D’autres conditions sont listées et disponible dans ce document de l’OPCA ci-joint (Procédure de référencement AGEFOS PME juin 2017).

Synthèse rapide pour ceux qui sont pressés :

Les « référencements » se feront donc au fil du temps, OPCA par OPCA utilisés pour les financements par vos clients sur la base de la « validation » Datadock. Vous aurez sûrement quelques documents complémentaires à signer dans les OPCA « référençant » mais rien de très important ou de très compliqué.

Pour l’instant si votre déclaration est faite dans Datadock et que votre organisme est « validé » dans Datadock, il est donc « référençable », et prêt à être « référencé ».

Bref, parlons-en, nous agirons avec vous et pour vous.

Que vous soyez au début de votre activité, en pleine démarche Datadock, ou après un rejet, nous vous accompagnons jusqu’à la validation.

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