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CGU, Conditions Générales d’Utilisation du site CPF : « MonCompteFormation » – Les avez-vous lues ?

Quelles conséquences pour les OF / OPAC ?

Vous trouverez 11 Pages de synthèse pour les 39 pages de conditions générales et particulières qui constituent les CGU de « MonCompteFormation » pour les OF / OPAC, …, c’est dire leur complexité.

 

Puisque personne ne semble en parler, et oui, vous avez la chance d’avoir des formations référencées « CPF » et avez diffusé vos programmes de formation sur le nouveau site du CPF « MonCompteFormation » (attention, très étonnement l’inscription des formations n’est pas automatique), alors avez-vous bien lu les fameuses CGU (Conditions Générales d’Utilisation) issues de l’application de l’article 6323-9, un précis de 39 pages que l’on vous demande de signer avant toute chose ? (d’un autre côté il n’existe pas d’autre issue et une fois que c’est signé, pas de retour arrière).

 

Alors voici, synthétiquement, ce à quoi vous vous engagez et les conséquences probable en tant qu’OF / OPAC.

 

Vous ne pourrez-pas dire que vous ne le saviez pas.

 

Si vous voulez aller plus vite, laissez de côté les précisions techniques des chapitres « Références ».

 

Quelles formations sont éligibles à ce canal de distribution ?

« Les Actions de formation publiées sur la Plateforme : https://www.of.moncompteformation.gouv.fr/espace-prive doivent être éligibles au Compte personnel de formation. »

 

La convention :

Les CGU (Conditions Générales d’Utilisation) correspondent entre autres des éléments constitutifs de la « convention », mais attention, vous ne les signez qu’une seule fois, au début de l’utilisation du site (OF ou Titulaire). Ceci veut dire que vous ne pouvez pas adapter les conditions de vos futures conventions et devez appliquer uniquement et strictement ces CGU, dans ces termes, à ces ventes de formation au travers de ce canal de distribution.

La question se pose d’ailleurs pour l’utilisation de ses heures de CPF en dehors de ce système digital ? Et oui, la fracture numérique existe toujours tant qu’il y a encore de l’électricité.

 

  • Références : « Eu égard à l’article L.6323-9 du Code du travail, les présentes Conditions Générales complétées des Conditions Particulières constituent les Conditions Générales d’Utilisation (ci-après, « CGU ») qui fondent les relations contractuelles et déterminent l’intégralité des engagements de chacune des Parties […] Aucun autre document contractuel ne sera signé entre les Organismes de formation et les Titulaires de compte pour les Actions de formation choisies au travers de la Plateforme […] Les CGU sont composées de Conditions Générales et de Conditions Particulières spécifiques aux Titulaires de compte ou aux Organismes de formation […] Toute inscription à une Action/Session/Module de formation implique l’acceptation sans réserve des CG et des CP. Ainsi, le Titulaire du compte et l’Organisme de formation proposant l’Action de formation reconnaissent avoir pris connaissance et acceptent l’intégralité des présentes CGU, soit CG et CP les concernant.»

 

Preuve d’existence et de maintien de la qualité d’OF / OPAC :

Attention, le maintien de votre numéro de NDA est très important.

  1. Pour les nouveaux OF/OPAC, faire son dépôt et avoir un n° de NDA attribué et valide
  2. Pour les anciens, être à jour des déclarations BPF
  3. Pour les deux : respect des obligations comptables des OPAC, être référencé Datadock, et ensuite être certifié Qualiopi / RNCQ à partir du 1/1/2022

La simple vérification automatique sur le fichier de la Direccte « liste_of » peut vous faire disparaitre de l’offre CPF sur le site MonCompteFormation. Soyez donc vigilent à déposer votre BPF chaque année dans les temps.

  • Références : « (1) détenir un numéro de déclaration d’activité attribué par les pouvoirs publics ; (2) être à jour de leurs obligations légales (transmission à l’autorité administrative du bilan pédagogique et financier, respect des obligations comptables) ; (3) les Organismes de Formation devront disposer d’une certification qualité à compter du 01 janvier 2022. » […]La CDC se réserve la possibilité, après notification par courrier, de ne pas publier ou de retirer les Offres de formation affichées, et le cas échéant de déréférencer l’Organisme de formation, lorsqu’il n’est plus à jour de ses obligations légales, n’est pas/plus habilité à former et/ou à certifier.»

 

Référencement de vos offres :

Vous devez les transférer et les entrer une à une, rien n’est automatique. Il n’est pas possible de négocier le positionnement de ses offres sur le site. Toutefois, vous pouvez être intelligent sur ce point en expliquant à vos clients comment vous trouver plus facilement par exemple ou de bien travailler les éléments du score de pertinence.

 

  • Références : « référencés, par la mise en œuvre d’un classement aléatoire des Organismes et Offres de formation. Tout référencement payant est interdit sur la Plateforme. »
  • Références sur la pertinence : « Le score de pertinence est calculé à partir de la présence de l’expression recherchée dans les éléments suivants par ordre d’importance décroissante : – libellé de Formacode principal (référentiel Formacode de Centre-Inffo) – libellés des Formacodes secondaires – libellé des métiers associés (référentiel ROME de Pôle Emploi) – titre de la certification – titre de la formation. Un poids est ajouté en fonction de la distance de la formation lorsqu’un lieu est indiqué (les formations à distance étant traitées comme des formations en présentiel du même lieu que celui indiqué par le Titulaire du compte).»

 

Les inscriptions / convocation / rétractation :

Les inscriptions ou les rétractations ne se font que par le site. Cela veut-il dire que toutes les formations éligibles au CPF doivent obligatoirement être traitées au travers du système MonCompteFormation ? et bien oui (art 6323-9).

Attention, le non-respect des délais de réponse ou de gestion par l’OF est une cause de rupture de contrat (CGU).

Il faut motiver le refus par mél dans le cas du refus signifié par l’OF à un titulaire pour l’accès à une formation nécessitant un prérequis (après étude de son dossier).

Le Titulaire (stagiaire) dispose d’un délai de rétractation de 14 jours (vente à distance), ensuite il est tenu d’assister sauf cas de force majeure. Mais si vous regardez bien les CGU, en fait il peut annuler jusqu’a +7 jours sans soucis en invoquant son  droit de rétractation plutôt que l’annulation, mais renonce à son droit de rétractation par les CGU dès le démarrage de la formation.

 

  • Le processus :
    • Le titulaire (bénéficiaire / stagiaire) fait sa demande d’inscription sur le site web
    • L’OF est tenu de répondre dans le 2 jours ouvrés après la demande du titulaire.
      • Si formation à prérequis d’entrée alors l’OF à 30 jours pour l’instruire.
        • Il a un accès privé aux données du titulaire
        • Il peut demander un entretien, un test de niveau, mais proportionnel à la formation.
      • Le titulaire ne peut faire que 5 demandes sur une même action de formation.
      • Après envoi d’une proposition de commande par l’OF, le titulaire dispose de 4 jours ouvrés pour confirmer sa commande si non l’OF n’a plus l’obligation de maintien de la réservation de la place.
      • Après la validation du titulaire, l’OF envoi une confirmation définitive (par mél)
        • Seul ce document prévaut comme confirmation définitive
        • Si le délai de rétractation de 14 jours est écoulé, le titulaire est alors forcé d’assister à la formation (sauf cas spécifiques) (Voir 4.1 de CP), mais voir aussi le
      • L’OF doit convoquer le Titulaire à la formation par mél

 

  • Références : « prérequis exigés, l’Organisme de formation dispose d’un délai de 30 (trente) jours ouvrés pour instruire la demande. L’absence de réponse de l’Organisme de formation, dans un délai de 30 (trente) jours ouvrés, entraîne l’annulation de la demande d’inscription […] Le non-respect systématique des délais de réponse pourra être considéré comme un manquement du Titulaire du Compte ou de l’Organisme de formation aux dispositions des présentes CG ainsi qu’à celle des CP relatives aux conditions d’inscription. » (voir 5.1 pour le reste) […] Le Titulaire du Compte reçoit, à l’issue de la validation de sa Commande, une attestation d’inscription et est dès lors tenu de participer à la formation, sous réserve de son droit de rétractation défini à l’article 4.1 des CP Titulaires. […] [4.1 CP] Lorsqu’il confirme sa demande d’inscription, le Stagiaire dispose d’un délai de 14 (quatorze) jours ouvrés pour se rétracter. Afin de permettre au Stagiaire d’exercer son droit de rétractation […]A l’expiration du délai de rétractation, le Stagiaire est considéré comme inscrit […]il renonce expressément à son droit de rétractation dès le démarrage de la formation […] En l’absence de confirmation de la proposition de Commande adressée par l’Organisme de formation et de validation de la Commande, le Titulaire du compte ne pourra se prévaloir de sa demande initiale d’inscription pour participer à la formation. […] [7.3 CG] l’Organisme de formation est tenu d’adresser par tout moyen une convocation au Stagiaire. […] »

 

Les annulations, reports et abandon :

 

Les conditions d’annulation :

 

L’annulation est possible jusqu’à 7 jours avant la date de session de stage sans pénalité.

 

Annulation du fait de l’OF / OPAC

Les annulations / report de stage par l’OF sont possible jusqu’à 7 jours ouvrés avant le stage, sauf cas de force majeure.

 

  • Processus :
  • L’OF annule la session sur le site web et crée une autre session (en cas de report)
    • Les titulaires reçoivent un mél

 

Annulation OF +7 jours avant Annulation OF -7 jours avant (Hors force majeure) Annulation OF pendant la formation (Hors Force majeure)
Avec report de date Sans report de date
Aucun impact – Pas de paiement Aucun  impact Pas de règlement sauf * Payé au prorata du réalisé (acompte déduit) Aucun paiement
Attention : hors force majeure, le non maintien des dates de session proposées, sur un taux supérieur à 10% des formations réalisées, implique des rappels à l’ordre allant jusqu’au déréférencement [Voir 3.0 CP]

 

Pour les conséquences financières (CP) pour – de 7 jours avant (OF / OPAC) :

 

Les annulations et reports de formation n’ont de conséquences financières que moins de 7 jours ouvrés avant le stage sauf cas de force majeure.

 

  • Références : « Tout Organisme de formation peut annuler ou reporter, la Session de formation, dans un délai de 7 (sept) jours ouvrés avant le démarrage de cette Session […] reporter sa Session, il procède à l’annulation de la Session prévue et crée une nouvelle Session. […]Le Stagiaire est informé de toute annulation par voie de notification sur l’application mobile ainsi que par mail. […] [6.2.2 CP] – Lorsque l’Organisme de formation annule la formation dans un délai inférieur à 7 (sept) jours ouvrés avant le début de la Session de formation, aucun règlement n’est effectué. […]- Lorsque l’Organisme de formation annule la formation en cours de Session et propose au Stagiaire une Session complémentaire, il est payé au prorata de la formation réalisée, déduction faite de l’acompte de 25% (vingt-cinq pour cent) versé pour les formations de plus de 3 mois. – Lorsque l’Organisme de formation annule la formation en cours de Session sans proposer au Stagiaire une session complémentaire, aucun règlement n’est effectué. […] [3.0 CP] Manquements aux conditions d’inscription et d’exécution des formations […] – taux d’annulation des OF à moins de 7 (sept) jours supérieur à 10% des Sessions réalisées. […] en fonction du manquement et de sa gravité […]- Formulation d’observations […]- signalement au Procureur de la République. […] [4.2.2] La durée du déréférencement peut s’étendre d’une semaine (7 jours) à 1 (un) an, selon la nature du ou des manquements.»

 

  • Références : Les cas de force majeure OF / OPAC (6.2 CG): « Cas de force majeure pouvant notamment être invoqués par l’Organisme de formation : (a) accident ou décès du formateur ; (b) maladie ou hospitalisation du formateur ; (c) interruption des transports de tout type empêchant tout déplacement ; (d) procédure de sauvegarde ou liquidation judiciaire de l’Organisme de formation. […] il est nécessaire de fournir des documents.»

 

Annulation du fait du titulaire (stagiaire)

Les titulaires / stagiaires peuvent aussi annuler ou reporter leur participation jusqu’à – 7 jours ouvrés avant la formation.

Ensuite il aura des pénalités (voir abandon de la formation ci-dessous).

 

Pour les conséquences financières (CP) pour – de 7 jours avant (Titulaire):

 

Les annulations et reports de formation n’ont de conséquences financières que moins de 7 jours ouvrés avant le stage sauf cas de force majeure.

Ensuite l’impact pour le titulaire est progressif, de la perte du montant tiré sur le compte CPF alloué à la formation hors reste à payer (bloqué et reporté) jusqu’à la perte du reste à payer si il abandonne la formation en cours.

 

  • Références : « Le Stagiaire peut également procéder à l’annulation de son inscription à une Session de formation via la Plateforme ; l’Organisme de formation reçoit une notification de l’annulation, mise à disposition sur son espace professionnel. […] d’indemnités à l’Organisme de formation, dans les conditions définies à l’article 4.2 [4.2 CP] « Toute annulation d’inscription intervenant plus de 7 (sept) jours ouvrés avant l’entrée en formation est possible sans justificatif, ni application de pénalité. […] et 4.3 des CP Titulaires [4.3 CP] et 6.2 des CP OF [6.2 CP].»

 

  • Références : Les cas de force majeure pour le Titulaire (6.2 CG): « (a) refus de l’employeur du congé de formation préalablement autorisé, en raison d’un impondérable professionnel lié à l’organisation de l’activité ou du service ; (b) retour à l’emploi du Stagiaire entre le moment de l’inscription et la sortie théorique de formation ; (c) accident ou décès du Stagiaire ou d’un proche (ascendant ou descendant de premier niveau) ; (d) maladie ou hospitalisation du Stagiaire ; (e) interruption des transports de tout type empêchant tout déplacement. […] il est nécessaire de fournir des documents. […] La CDC apprécie à sa seule discrétion, sur la base des pièces transmises, la légitimité des demandes d’annulation pour cas de force majeure afin d’assurer le remboursement du Stagiaire, lorsque le cas de force majeure est avéré ou lorsqu’il ne l’est pas pour permettre le versement d’indemnités à l’Organisme de formation, dans les conditions définies à l’article 4.2 et 4.3 des CP Titulaires et 6.2 des CP OF.»

 

L’abandon de la formation par le stagiaire (rupture) :

 

Les titulaires peuvent abandonner leur formation à tout moment après le début de la formation. Cela implique des conséquences et des compensations du point de vue du titulaire vis-à-vis de son compte et de ses débours personnels mais aussi vis-à-vis de la CDC et de l’OF.

 

Pour le Titulaire : Annulation, report, assiduité et abandon
Annulation plus de 7 jours avant la formation Annulation – de 7 jours avant la formation Non présentation au début de la formation (abandon) Assiduité / présence /abandon après le début de la formation
Aucune conséquence Perte de 100% de la partie engagée et conservation du reste à charge, mais bloqué en compte

Attention, le stagiaire peut évoquer intelligemment  son « droit de rétractation » [4.1 CP] (si l’inscription a été passée -14 j avant la date de début, il n’y aura aucune conséquence pour lui ni pour ses avoirs.)

Facturation de 100 % du coût de la formation au stagiaire
Compte CPF ré-crédité Compte CPF non re-crédité (Perte de 100% du montant provenant du compte CPF engagé pour la formation)
Reste à charge payé par le titulaire  remboursé dans un délai de 30 j (date d’annulation) sur la CB ayant payé [4.0 CG] Reste à charge non remboursé mais conservé (bloqué) en à-valoir positif sur le compte « reste à charge » du titulaire pour d’autres achats Reste à charge perdu, non remboursé
Si force majeure : Compte et reste à charge re-crédités au prorata de la réalisation du stage

 

  • Références : [4.1 CP] « le Stagiaire dispose d’un délai de 14 (quatorze) jours ouvrés pour se rétracter. Afin de permettre au Stagiaire d’exercer son droit de rétractation, une fonctionnalité est prévue sur la Plateforme […] Le Stagiaire accepte expressément que le contrat le liant à l’Organisme de formation soit exécuté avant l’expiration du délai de rétractation à l’entrée en formation. En tout état de cause, il renonce expressément à son droit de rétractation dès le démarrage de la formation.»

 

Pour les OF tout dépend de l’assiduité constatée et réelle du stagiaire (service fait) en % de la durée totale du cursus (donc après le début du stage) :

 

Pour les OF : prix payé et assiduité
Assiduité du titulaire (session ou formation) Taux de facturation pour l’OF * Condition pour être payé (OF)
Annulation, +7 jours avant la formation 0, pas de facturation N/A
Annulation, -7 jours avant la formation 5% du prix total ·    Aucune
Assiduité de 0 à 25 % 25% du prix total* ·    * Si le Taux d’abandon lors de la session est <10% à moins de 25% de la session (formation)

·    * Et si relance du titulaire effectuée si assiduité partielle

Assiduité de 26% à 80% Au prorata de l’assiduité sur le prix total*
Assiduité > 80% 100% du prix total*
Attention : Si les conditions « * » ne sont pas remplies, cela implique la perte des avances [6.4] et la mise en place d’un contrôle de service fait renforcé avec envoi obligatoire des documents de service fait systématiquement. Un taux d’abandon < 10% pendant une durée consécutive de deux mois supprime le contrôle renforcé et rétabli le régime des avances.

 

  • Références: Voir [6.2 CP] « toute annulation par le Stagiaire, injustifiée intervenant moins de 7 (sept) jours ouvrés avant l’entrée en formation donne lieu à des indemnités d’annulation égales à 5% (cinq pour cent) du prix de la formation. […] En cas d’assiduité du Stagiaire inférieure à 25% (vingt-cinq pour cent), une indemnité forfaitaire correspondant à 25% (vingt-cinq pour cent) du prix de la formation est versée à l’Organisme de formation. – En cas d’assiduité du Stagiaire comprise entre 25% (vingt-cinq pour cent) et 80% (quatre-vingt pour cent), le prix payé est calculé au prorata de l’assiduité du Stagiaire. – En cas d’assiduité du Stagiaire supérieure à 80% (quatre-vingt pour cent), la formation effectuée par l’OF est considérée comme entièrement réalisée et 100% (cent pour cent) du prix de la formation est versé à l’Organisme de formation  […] sous condition de […] Présenter un indicateur de suivi de la prestation correspondant à un taux d’abandon inférieur à 10% des stagiaires présents à moins de 25% (vingt-cinq pour cent) de la formation ; – Attester d’un système de relance des Stagiaires, en cas d’assiduité partielle des stagiaires ; […]Lorsque l’Organisme de formation ne respecte pas […] – perte du bénéfice octroyé par le régime des avances mentionné à l’article 6.4 (dès lors, la facturation s’opère sur la base du taux d’assiduité effectif et l’Organisme de formation est payé au prorata temporis) ; […] – contrôle renforcé du service fait (demande de transmission systématique des pièces justificatives) ; […]Un taux d’abandon des formations inférieur à 10% (dix pour cent) sur deux mois consécutifs permet à l’Organisme de formation de redevenir éligible. »

 

Les obligations de l’OF / OPAC :

Les OF doivent communiquer toutes les informations obligatoires dans le cadre de la diffusion ou de la vente d’actions de formation (descriptifs, prix et identification de l’OF). (Voir les éléments en 7.1 CG). Normalement vous aurez à les compléter et les mettre à jour dans votre espace OF sur le site web.

Attention à la véracité des éléments publiés sur le site web au risque de poursuites.

 

  • Références : «les Organismes de formation doivent rendre accessibles aux Stagiaires à tout moment et en tout état de cause avant toute inscription […] les informations prévues par le Code de la consommation (pour les contrats conclus à distance en vertu de l’article L221-5 ou celles afférentes à la médiation en vertu de l’article L616-1 et suivants) et par le Code du travail. […] [7.2 CG] En application de l’article L.6352-13 du Code du travail est considérée comme trompeuse toute publicité pouvant induire en erreur le Stagiaire sur : – les conditions d’accès à la formation (conditions financières, de niveau) ; – les contenus des formations ; – les titres, diplômes ou attestations auxquels donnent droit la formation et l’accès à la qualification ; – les modalités de financement de la formation (facilités de paiement, prises en charges financières par un organisme, rémunération…). »

 

  • Contenu informationnel : – l’intitulé de la formation ; – les objectifs de la formation ; – le contenu de la formation ; – la durée de la formation ; – les horaires et le lieu des sessions ; – le ou les noms des formateurs concernés ; – leurs titres ou qualités ; – le public concerné et les prérequis exigés ; – les modalités de suivi (en présentiel ou à distance) ; – les conditions d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap ; – les modalités d’évaluation ; – les certifications éventuelles visées ainsi que les documents délivrés en cas de réussite ; – les coordonnées de la personne chargée de la relation avec le Stagiaire ; – lorsqu’il s’agit d’une Formation à distance, l’Organisme de formation renseigne en outre le Stagiaire sur les séquences d’apprentissage à distance, notamment les objectifs de chaque séquence, la nature des travaux incombant au Stagiaire (période de réalisation de ces travaux, date de remise des travaux par le Stagiaire) ; – son règlement intérieur ou les conditions d’utilisation de son service, lorsque la formation est en ligne. – le prix de l’Action de formation en euros et toutes taxes comprises, ainsi que les éventuels frais annexes (notamment les frais de restauration et d’hébergement). Il est à noter que le prix affiché est indicatif et peut être ajusté, selon les modules retenus par le Stagiaire. – son adresse, le nom et le numéro de téléphone de la personne à contacter, ainsi que l’adresse mail dédiée aux inscriptions.

 

Obligation d’exécution de la formation :

L’OF n’a qu’une obligation de moyen, mais doit entre-autres respecter les obligations faites aux OF en termes de mise en œuvre des formations (voir le légal).

Il doit aussi s’assurer de la délivrance de la formation au titulaire (stagiaire), surtout à distance. Toutefois, le stagiaire est seul responsable d’effectuer sa formation en ligne. Par ailleurs le stagiaire est présumé détenir l’autorisation de son employeur dans le cas de formations sur le temps de travail.

Il est nécessaire de conserver les justificatifs pendant une durée de 4 années à compter de la date d’exécution de la formation.

 

  • Références : [7.3 CG] «  – En cas de Formation en présentiel, l’Organisme de formation est tenu de recevoir le Stagiaire dans des conditions adéquates permettant la réalisation de la formation. Il s’engage à exécuter l’Action de formation établie, en cohérence avec les objectifs préalablement déterminés. Il est tenu de mettre en œuvre les moyens pédagogiques et techniques nécessaires à la réalisation de la formation (mise à disposition de supports pédagogiques, documentation, équipements divers). […]- En cas de Formation à distance, l’Organisme de formation met en place un système de suivi de l’action de formation afin de lever toute incertitude liée à la réalité de la formation exécutée par le Stagiaire. Lorsque la Formation se déroule en ligne, l’Organisme de formation garantit l’accès au site. Pour cela, il adresse au Stagiaire les identifiants nécessaires pour bénéficier des services inclus dans la formation. […] Le Stagiaire est seul responsable d’effectuer les formations en ligne dans le respect des durées applicables et des conditions générales d’utilisation du service mis à sa disposition. […] l’Organisme de formation est soumis à une obligation de moyens et ne peut être tenu responsable de la non-finalisation d’une Session de formation ou d’un Module par le Stagiaire, ni des résultats du Stagiaire aux examens […] [ART 3 CP] Il garantit bénéficier, dans le cas où la Session a lieu pendant son temps de travail, de l’accord de son employeur. […] conserver tout document et pièce de nature à justifier de la réalité de la formation pendant une période de 4 (quatre) ans à compter de l’exécution de la formation.»

 

Obligations dans le cadre de l’inscription aux examens :

L’OF / OPAC doit informer le Titulaire sur les modalités d’examen liés à sa formation mais n’est pas responsable de la non présentation à l’examen si c’est du fait du titulaire / stagiaire.

 

  • Références : « L’Organisme de formation informe le Stagiaire sur les conditions d’inscription (date d’ouverture, de clôture, modalité d’inscription) de la certification, les conditions de passage de ladite certification, ainsi que les documents délivrés en cas de réussite. […] L’Organisme de formation est tenu à un objectif de moyen et non de résultat quant à la réussite de la certification par le Stagiaire. […] [8.0 CG] le Stagiaire prend les engagements de … – S’inscrire à l’examen de certification : il appartient au Stagiaire d’effectuer les démarches nécessaires auprès de l’Organisme de formation, de l’administration ou de l’organisme concerné pour s’inscrire aux évaluations, examens ou concours préparés. – Se présenter aux évaluations, examens ou concours à l’issue d’une formation : le Stagiaire s’engage à se présenter aux examens prévus, en vue de l’obtention de la certification visée.»

 

Le choix de l’action / module et les prérequis d’accès aux actions de formation :

L’OF n’est pas responsable d’un mauvais choix du Titulaire quant à son action de formation en termes de niveau requis, sauf si l’OF a procédé à une vérification avancée de prérequis telle que décrite précédemment et n’a pas refusé l’accès au module ou action de manière motivée et écrite au titulaire.

 

  • Références : [8.0 CG] «Le Stagiaire reconnait être seul responsable du choix de ses formations. Il lui appartient de vérifier qu’il a bien les connaissances initiales requises pour suivre chacune des sessions auxquelles il s’inscrit, l’Organisme de formation ne pouvant être tenu pour responsable d’une éventuelle inadéquation entre la formation suivie et le niveau des Stagiaires. »

 

Entrée et sortie de la formation du stagiaire / titulaire : Administration

Au début de la formation présentiel :

  • L’OF doit signifier sur le site web de l’entrée effective en formation du titulaire dans les 3 jours ouvrés

Au début d’une formation FOAD :

  • Adresser la date d’accès à la Session de formation en ligne et la date de fin d’accès à la Session de formation

Pendant la formation :

  • Noter l’assiduité du titulaire, collecter les logs FOAD

A la fin de la formation :

  • L’OF doit signifier sur le site web de l’entrée effective en formation du titulaire dans les 3 jours ouvrés

Documents administratifs produits à l’issue :

  • Attestation dématérialisée d’entrée en formation, et Attestation dématérialisée d’assiduité (ATP)

 

Attention à répondre à toute demande de la CDC en cas de contrôle dans un délai de moins de 5 jours ouvrés et à conserver toutes les preuves de service fait pendant 4 années à partir de la date de session.

 

  • Références : [5.1 CP] « l’Organisme de formation dispose à compter du début de la formation de 3 (trois) jours ouvrés, pour informer la Caisse des dépôts, via l’Espace professionnel https://www.of.moncompteformation.gouv.fr/espace-prive de l’entrée effective du Stagiaire en formation […] également de 3 jours ouvrés à l’issue de la formation […] *Lorsque la formation est réalisée en ligne, l’Organisme de formation adresse la date d’accès à la Session de formation en ligne et la date de fin d’accès à la Session de formation. […] tenu de déclarer l’assiduité du Stagiaire […] si le Stagiaire a suivi la formation intégralement ou partiellement et saisit le taux d’assiduité du Stagiaire en pourcentage de l’unité d’œuvre choisie (heure, journée, demi-journée). […] L’indication par l’Organisme de formation des dates d’entrée et de sortie de formation, ainsi que celle du taux de réalisation de la formation tiennent lieu de déclaration du service fait. Elle donne lieu à la production d’une attestation dématérialisée d’entrée en formation et d’une attestation dématérialisée d’assiduité du Stagiaire. »

 

Délais de paiement des formations à l’OF:

Les paiements sont virés après la réalisation des formations (date de sortie de formation) dans un délai de 30 jours calendaire (si dossier complet).

Une avance de 25% peut être octroyée (sur demande) pour les formations d’une durée de plus de 3 mois payée lors de l’entrée en formation (donc encaissée à +30j date d’entrée en session)

 

  • Références : [6.4 CP] « La CDC procède au règlement des sommes dues à l’Organisme de formation dans un délai qui ne peut dépasser 30 (trente) jours calendaires, sous réserve que la demande de paiement soit conforme […] Sauf pour les formations d’une durée supérieure à 3 (trois) mois, pour lesquelles une avance égale à 25% (vingt-cinq pour cent) du prix de la formation peut être demandée […] le premier versement est effectué à compter de la déclaration d’entrée en Session. »

 

Contrôle du service fait et manquements des parties / différends :

La CDC, opérateur du service de plateforme peut effectuer des contrôles à tout moment, comme la Direccte. Ces contrôle sont contradictoires ce qui veut dire que vous pouvez argumenter en retour d’une remarque. Il est toutefois nécessaire de bien conserver tous les documents pendant la durée de 4 années (date de session).

Des enquêtes peuvent être menées par mél ou téléphone auprès de l’OF ou des formateurs ou auprès des bénéficiaires.

Le titulaire du compte de l’OF peut s’exposer à des poursuites judiciaires.

Les différends entre l’OF et le Titulaire sont réglés à priori entre eux et par écrit (sans la CDC), si non dans un deuxième temps le médiateur peut-être saisi.

 

  • Références : [10 CG] « Les contrôles susvisés peuvent être réalisés pour toutes les Actions de formation référencées sur la Plateforme. Ils peuvent être réalisés en amont, pendant ou après la réalisation d’une Action de formation. […] demander à l’Organisme de formation à tout moment pendant une période de 4 (quatre) ans à compter de l’exécution de la formation, toutes pièces justifiant la réalisation de la formation, l’accompagnement du Stagiaire, ou bien la mise en œuvre des moyens nécessaires à la réalisation de la formation. […] [12.1] Durant cette Période Contradictoire, le Titulaire du compte ou l’Organisme de formation dispose d’un délai d’un mois pour formuler ses observations écrites, apporter les précisions nécessaires, faire part d’un éventuel désaccord, ou bien fournir tout document utile. […] [10.3 CG] pourront également prendre les formes suivantes : enquête téléphonique ou par mail auprès de l’Organisme de formation, ou auprès le cas échéant des formateurs ; enquête de satisfaction, téléphonique ou par mail auprès des bénéficiaires de formation. [11.2 CG] Le Titulaire du Compte ou l’Organisme de formation concerné s’expose, en outre, à des poursuites judiciaires en cas de manquements à leurs obligations légales. […] [12.1 CG] Si des manquements d’une particulière gravité sont constatés, notamment en cas de fraude, les services compétents de l’Etat sont alertés en vue d’un contrôle, sur place et sur pièces, des Actions de formation en cours ou passées. […] [12.2 CG] En cas de réclamation ou de différend opposant un Organisme de formation à un Titulaire de compte, le Titulaire de compte pourra adresser sa réclamation à l’Organisme de formation. Les deux Parties feront leurs meilleurs efforts pour régler par elles-mêmes le litige les opposant, sans intervention de la CDC … , Après démarche préalable écrite du Titulaire de compte vis-à-vis de l’Organisme de formation concerné, le Service du Médiateur auquel adhère l’Organisme de formation peut être saisi pour tout litige relatif à l’exécution d’une Action de formation. […] [16.1 CG] Il est précisé qu’une médiation conduite par la Médiatrice du groupe Caisse des dépôts pourra être recherchée en vue d’une tentative de règlement amiable entre lesdites Parties. Une saisine sur la base de pièces justificatives pourra être effectuée par les Parties en ligne (https://www.caissedesdepots.fr/mediation-de-la-consommation-du-groupe-caisse-des-depots) ou par courrier postal (La Médiatrice, Caisse des dépôts, 56 rue de Lille, 75536 Paris).»

 

Très synthétiquement :

 

Si vous êtes un OF / OPAC et que vous désirez inscrire des stagiaires financés par leur CPF, il faudra dans un premier temps être au moins « référencé » Datadock (puis Qualiopi au 1/1/2022), faire référencer vos formation/ actions et sessions sur le site de la CDC MonCompteFormation (c’est vous qui le faites), en signer obligatoirement les CGU (il faut les connaître et les lire), enfin vous y plier dans toute leur complexité.

Attention, le processus n’est pas totalement habituel et il faut s’y habituer en termes de gestion administrative.

Les surprises peuvent arriver tant en termes d’annulation à moins de 7 jours, de dernière minute, mais aussi en cas de rupture de parcours ou d’arrêt par le stagiaire et enfin en cas d’annulation de trop de dates session par l’OF.

Il y a donc des risques en termes de paiement ou de refus de prise en charge ou en annulation de paiement compte tenu de la mise en œuvre chaotique d’une session de formation ou même d’oublis de mention d’entrée ou de sortie de formation pour un titulaire.

Regardez de près les tableaux ci-dessus et les synthèses des obligations.

 

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La certification Qualiopi – RNCQ reportée au 1er janvier 2022, est-ce une bonne nouvelle ?

Suite à la parution du décret N°80 du 2 avril 2020 au Journal Officiel de la République, mentionnant entre autres le report de la date de mise en application du référentiel national de certification qualité RNCQ – Qualiopi au 1 er janvier 2022, (attention pour tous : les OF ayant les activités  FPC, les CBC, les acteurs de la VAE et les CFA), naturellement, vous vous posez la question de savoir ce que vous devez faire ?

Tout d’abord est-ce une bonne nouvelle ? Pour les OF FPC, CBC et VAE ? Pour les CFA ?

Pour les 3 premiers types d’OF, il ne faut pas se cacher derrière son petit doigt : évidement !

Pour les CFA, rien ne change, la date reste le 1er janvier 2022, pas de délai supplémentaire.

A vrai dire, une année de plus pour mettre ne place cette certification, ne sera pas de trop.

Alors quelle stratégie mettre en œuvre ?

Ne changez rien à votre stratégie de mise en place, avancez sur le référentiel, préparez-vous, préparez votre organisation. Vous allez juste gagner une année de coût d’audit de certification (et ce n’est pas rien). Vous allez surtout gagner du temps pour la mise en place, le rodage de vos nouvelles procédures, documents, conformités et pratiques.

Profitez de cette aubaine.

Très synthétiquement :

La date d’exigibilité du certificat Qualiopi sur la base du Référentiel National de Certification Qualité pour la formation passe au 1er janvier 2022 pour les 4 classes d’actions (FPC, CBC, VAE et CFA). (Date initialement prévue 1/1/2021).

Ce changement de date n’annule pas cette obligation de certification

Votre référencement Datadock ou les certifications acceptées en correspondance restent valide jusqu’au 31/12/2021. (1 an de plus)

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Nouveauté : Modalités de définition des Actions de Formation (Après septembre 2018). Quels impacts ?

Modalités de définition des Actions de Formation :

Pour les formations en général :

Article de loi 6313-2 du code du travail (modifié le 05/09/2018):

L’action de formation mentionnée au 1° de l’article L. 6313-1 se définit comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel.

Elle peut être réalisée en tout ou partie à distance.

Elle peut également être réalisée en situation de travail.

Les modalités d’application des deuxième et troisième alinéas du présent article sont déterminées par décret.

Comment mettre en place concrètement des modules de formation entrant dans ce champ ?

  1. Faire l’ingénierie d’un contenu pédagogique ayant pour finalité l’atteinte d’un ou de plusieurs objectifs professionnels en respectant la forme légale (créer un plan de stage, de module ou un curriculum de cursus de formation convergeant vers des objectifs professionnels définis)
  2. Dans les cas de mise en place de modalités pédagogiques FOAD (Formation à distance) ou AFEST (Formation en Situation de Travail), respecter les conditions supplémentaires édictées par les décrets (ci-dessous).

 

Pour le Formation à distance FOAD :

Décret FOAD 6313-3-1 :

La mise en œuvre d’une action de formation en tout ou partie à distance comprend :

1° Une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner le bénéficiaire dans le déroulement de son parcours ;

2° Une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne ;

3° Des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation.

Comment mettre en place concrètement des modules de FOAD entrant dans le champ de définition d’une action de formation?

  1. Mettre en place un système distanciel (LMS) et y placer des contenus (modules de stage), en documenter son accès et son utilisation (guide de l’utilisateur)
  2. Mettre en place une hotline « pédagogique » accessible par l’apprenant (accès à une personne chargées de la partie pédagogique)
  3. Mettre en place des séquences de regroupement pour les formations mixtes (blended- learning) et en expliquer les modalités
  4. Informer au travers du descriptif du module ou du cursus du curriculum précis (Contenu, objectifs, durées (+ durée moyenne de chaque module), travaux à réaliser et types d’évaluations [partielles et finales])

Pour les formations en situation de travail AFEST :

Décret AFEST 6313-3-2 (28/12/2018):

La mise en œuvre d’une action de formation en situation de travail comprend :

L’analyse de l’activité de travail pour, le cas échéant, l’adapter à des fins pédagogiques ;

2° La désignation préalable d’un formateur pouvant exercer une fonction tutorale ;

3° La mise en place de phases réflexives, distinctes des mises en situation de travail et destinées à utiliser à des fins pédagogiques les enseignements tirés de la situation de travail, qui permettent d’observer et d’analyser les écarts entre les attendus, les réalisations et les acquis de chaque mise en situation afin de consolider et d’expliciter les apprentissages ;

4° Des évaluations spécifiques des acquis de la formation qui jalonnent ou concluent l’action.

Comment mettre en place concrètement des modules AFEST entrant dans le champ de définition d’une action de formation?

  1. Analyser l’activité professionnelle à transmettre et en garder trace (Séquencer les processus métier et les décrire afin de les scinder en phases qui se succèdent et qui constitueront le corps du plan d’acquisition des capacités métier).
  2. Désigner en préalable un formateur qui aura une aussi fonction tutorale pour le destinataire (Le désigner formellement et le former sur la partie tutorat). Ce peut être le formateur qui cumule les deux fonctions.
  3. Organiser (créer et planifier) des séquences réflexives à la suite ou avant les mises en œuvres (et de manière distincte) afin de repérer les écarts (Tracer les écarts) et de consolider les acquis des apprentissages (Tracer les acquis sur la base du tableau de progression modulaire créé dans l’analyse de l’activité) (utiliser un cahier des apprentissages par exemple pour tracer les séquences et acquis).
  4. Organiser des évaluations partielles ou finales qui seront balisées et dont les résultats seront tracés (comme un cahier de note ou de réussites).

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AFEST : Action de Formation En Situation de Travail. C’est quoi ? Comment la mettre en œuvre ?

Action de Formation En Situation de Travail (AFEST)

Issue de la simplification de la définition de l’action de formation présente dans le code du travail depuis septembre 2018, l’Action de Formation En Situation de Travail (AFEST) est encadrées par la loi et par un Décret spécifique (6313-3-2).

L’objectif de cette modalité est d’encadrer des actions de formations qui sont réalisées sur le temps et le poste de travail, ce qui n’était pas possible avant en formation continue. Tout du moins, il n’était pas possible de qualifier ces actes comme des « Actions de formation » au sens de la loi et de profiter d’une quelconque imputation financière ou légale au bénéfice de certaines obligations.

Certains l’appelaient auparavant le « compagnonnage », d’autre « la formation sur le tas » ou même « formation en situation de travail » telle qu’elle est définie aujourd’hui.

L’AFEST est donc une modalité de formation (reconnue), très pratique centrée sur l’apprenant et sur son poste de travail (à ses tâches).

L’AFEST, nécessite aujourd‘hui de définir un parcours pédagogique (plan), qui doit atteindre des objectifs professionnels (objectifs professionnel du parcours module par module), quel qu’en soit le mode (L 6312-1 du code du travail), dans le cadre du respect du décret 6313-3-2.

Quel est le principe des actions AFEST ?

Le principe est l’acquisition de connaissances, de compétences et de savoir-faire au travers de séquences de formations réflexives réalisées autour de la situation de travail.

L’acte formatif est borné de la manière suivante :

Séquence formative type :

  1. Séquence 1
    1. Apport en séquence d’une compétence (ou connaissance)
    2. Trace de l’apport
    3. Acquisition par l’apprenant voir itération (répétition)
    4. Validation de l’acquis par le tuteur / formateur
      1. Redirection de l’apprenant vers d’éventuelles formations attenantes
  2. Séquence 2 …

Le parcours d’AFEST peut être simulé ou réel et respecter le phasage suivant :

  1. Positionnement amont (Niveau / Besoin)
  2. Séquences construites (Courtes)
  3. Validation du parcours (Evaluations)

Selon la loi L6353-1 du 8/8/2016 la notion de parcours prends la forme suivante :

Séquence pédagogique, positionnement, évaluation, accompagnement, adaptation du cursus

Une action de formation AFEST découpée en phases :

Phase n°1 : Positionner les apprenants

Il s’agit ici de déterminer assez précisément où se situe l’apprenant quant au niveau requis

  1. Définir les objectifs de la formation
  2. Construire le parcours
  3. Constituer un outil d’évaluation de la progression

Ou

Faire réaliser un auto-positionnement par l’apprenant

Ou

Faire passer des Tests préalables

Ou

Réaliser un entretien individuel

La valeur recherchée dans cette phase est d’éclaircir le niveau réel de l’apprenant quant aux attendus d’entrée dans le cycle mais aussi, par différentiel de déterminer son parcours pour l’atteinte de l’objectif final.

 

Phase N°2 : Se mettre d’accord sur les compétences à développer :

Il s’agit de partager et d’impliquer l’apprenant dans sa démarche formative

  • Solliciter l’apprenant sur ce qu’il veut apprendre.
  • Favoriser son auto-positionnement en différentiel / comparaison avec les savoir-faire de ses propres collègues

La valeur recherchée dans cette phase est de formaliser l’a compétence à acquérir et d’impliquer l’apprenant. (Activité, durée, attendus, points à contrôler, niveau d’acquisition)

 

Phase 3 : Mettre en situation

Il s’agit de mettre l’apprenant en situation réelle ou simulée de travail et d’en tirer des analyses. Il est possible d’utiliser des méthodes inductives ou déductives.

  • Mettre en situation « préparée » (par le formateur)
  • Mettre en situation « prévue » (L’apprenant seul)
  • Mettre en situation planifiée et organisée (les deux, inductif ou déductif)

 

  • Pendant la mise en situation :
    • Formateur présent et observant (il n’intervient pas)
      • Il peut aiguiller ou se faire expliquer la logique suivie par l’apprenant
    • L’apprenant s’applique, réfléchis, prend le temps, jalonne son travail explique sa logique. Il diagnostique, s’auto corrige et réajuste par lui-même.
  • Après la mise en situation :
    • 3 Moments forts :
      • Débriefing à chaud (le jour même)
      • Débriefing à froid (de quelques jours à plusieurs semaines)
      • Bilan d’acquisition, (repositionnement)

Phase 4 : Mettre en place la séquence Réflexive :

Il s’agit de faire le point sur les acquis et sur les points nécessitant des nouveaux apports ou de la répétition sur la base des éléments de suivi que sont les comptes rendus et les débriefings.

La séquence réflexive fait référence au référentiel de compétences identifié ou construit sur lequel se base le cursus apprenant, à des attendus et à ses descriptifs (quelle compétence recherchée), des moyens pour mettre en œuvre, une durée une grille de méthode d’évaluation des acquis et un faisceau de traces. Il est alors essentiel que l’apprenant soit positionné dans un cadre valorisant ses efforts et ses acquis.

Comment tracer l’Action de formation AFEST ?

Au même titre que les autres actions de formation, un regard particulier doit être porté au suivi de la réalité de l’action de formation. La loi permet aujourd’hui d’assouplir cette preuve à un ensemble de preuve, ce qui permet de dépasser la simple fiche de présence signée pour un faisceau d’indices mettant la réalité de l’action en avant, mais faites bien attention à celui-ci pour qu’il soit suffisant à définir cette réalité. Par exemple, la trace orale d’une séquence, n’est pas suffisante, par contre les traces laissées par les processus lié à cette séquence est suffisant (dans la mesure où la séquence est bien définie en terme de durée).

Pour bien faire, sans qu’il n’y ait encore cette obligation, les éléments suivants restent encore assez concordants :

  • Existence d’un protocole pédagogique individuel (exemple de documents signés [apprenant / entreprise])
  • Traces de l’activité (Fiche de présence ou autre preuves …)
  • Traces du positionnement amont (grille d’évaluation, connexion aux tests …)
  • Moyen alloués et trace de leur utilisation (Location / réservation de moyens, log sur un système, réservations, …)

Nous vous conseillons de produire et de référencer des traces lors des séquences réflexives ou de tracer sur un système manuel ou digital les séquences.

 

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De DATADOCK au nouveau Référentiel National Qualité des Organismes de Formation, RNCQ / QUALIOPI

Naturellement vous vous posez la question de savoir ce que vous devrez faire pour passer de Datadock au nouveau Référentiel National de Qualité des Organismes de Formation / Qualiopi que porte France Compétences sans perdre trop de temps, …, et d’argent.

Voici une synthèse qui peut commencer à vous aider : (sur la base des informations actuellement en notre possession)

Ce que le nouveau référentiel est ou n’est pas par rapport à Datadock :

  • Ne vous y trompez pas :
    • Il ne faudra pas simplement répondre au 7eme lot d’indicateurs « ajoutés » par rapport à Datadock dans le référentiel : NON
    • Il ne faudra pas faire un dossier et ensuite plus besoin d’y revenir : NON
    • Penser que Datadock sera upgradé sans modifications vers le nouveau référentiel pour tous les heureux « déjà référencés » au moins pour les premiers temps : NON
    • S’y prendre au dernier moment et attendre la dernière limite fin 2021 : NON
    • Se faire certifier dès maintenant : (plutôt NON, il faut être plus fin que ça)
    • Espérer un énième revirement dans la loi : NON
    • Mettre en œuvre en quelques heures les attendus du référentiel, pour vous qui êtes des professionnels de votre métier, ce devrait être simple : NON pas tant que ça
    • Profiter du certificat obtenu par un de vos établissement pour couvrir vos activités sur un autre site : NON
  • Bref il va falloir s’y résoudre, pour travailler (dans les cadre des financements publics ou des tiers financeurs) il faudra le « sésame » et de plus le conserver durablement :
    • Même si les critères et les indicateurs ressemblent pour certains aux éléments demandés dans Datadock, ils ne sont pas tous identiques et n’ont pas la même portée ni signification. Beaucoup sont nouveaux et demandent de la mise en place, de l’organisation, des procédures.
      • Datadock reste une bonne base de respect « réglementaire » au sens de la loi, donc ne jetez rien, adaptez.
      • Le nouveau référentiel National est un « système qualité », à ce titre il n’est pas que « déclaratif » comme l’était Datadock. Il doit refléter les pratiques réelles de l’Organisme et le fait qu’elles « vivent » (mis à jour, évolutions, traitements des non-conformités, etc…) comme tout système qualité et soient audité et certifiées par un tiers certificateur externe et indépendant.
    • Le principe n’est plus le même, bien que Datadock corresponde toujours « au minimum légal d’exercice de la formation » avec quelques fioritures qui ne servent à rien ou sont redondantes, le nouveau référentiel National aborde plus en profondeur la « Maitrise » de la qualité et ce de manière dynamique ce qui va vous obliger à des précisions sur certaines actions, contenus, à la mise en place de certaines procédures, et au suivi du « vécu » de votre système qualité (Contrôle).
    • Plus concrètement, sachant que le référentiel n’invente pas de nouvelles pratiques :
      • Normalement si vous mettez en œuvre correctement vos actions de développement de compétences (dont les formations) vous devez déjà remplir les attendus du référentiel en termes de création, commercialisation, administration, organisation, production, évaluation et de suivi.
  • Alors que vous manque-t-il ? Voici une liste non exhaustive des nouveautés ou des rubriques ou critères qui doivent vous interpeler :
    • Il y a des nouveautés ou précisions en termes d’accès, d’analyse du besoin, d’objectifs, de modalités, d’adéquation des contenus, d’individualisation, d’évaluation, …
    • Il y a des nouveautés en termes de rubriques et de formulations dans vos produits, …
    • Il y a des informations de synthèse à produire aux futurs destinataires, des résultats déjà obtenus, des débouchés réels, …
    • Il y a des nouvelles pratiques, qui, pour les plus traditionnels, seront à organiser, mettre en place et pratiquer.
    • Il y a de nouveaux contenus à inclure dans les cursus.
    • Il y a une nouvelle approche modulaire et d’équivalence des formations, de suivi, de tutorat, d’accompagnement, …
    • Il y a une vision élargie de la mise à disposition de moyens et ressources pédagogiques, mais aussi de services structurants et aidants pour les destinataires.
    • Il y a une gestion renforcée et plus maîtrisée des moyens et des capacités des consultants-formateurs affectés à la production des formations dans le temps, …
    • Il y a, ce qui est totalement nouveau une obligation de se tenir informé sur la législation ? (-et oui ;-)), sur les évolutions du métier et de ses moyens, sur les innovations pédagogiques. (Heureusement que l’on ne demande pas autant à un médecin malgré la DPC, il risquerait d’être trop bon.J), par contre ce qui est bien est l’évolution sur les questions et l’organisation de l’accueil des personnes en situation de handicap ; enfin !
    • Il y a de nouvelles obligations quant à la mise en œuvre de la formation en situation de travail AFEST
    • Il y a aussi des moyens à mettre en œuvre pour les décrocheurs (ruptures), les suites d’études et l’insertion, …
    • Enfin, il est nécessaire de mettre en place un système de recueil et de traitement des NC « Non-conformités » avec des actions préventives et correctives comme dans tous les systèmes qualité en vue de l’amélioration continue des prestations.
  • La liste est peut-être plus longue ou va-t-elle se raccourcir un peu après promulgation ? nous verrons.

Très synthétiquement :

Le passage de Datadock au Référentiel National / Qualiopi devra être accompagné d’un travail de fonds couplé à l’intégration de nouveautés qui devront être installées, maîtrisées et utilisées au quotidien par les équipes dans toute votre organisation avant votre audit de certification, de maintien ou re-certification. Il faudra en outre tenir l’historique, la trace nécessaire à la preuve qui sera produite aux auditeurs certificateurs tout au long du temps aux côté de vos éléments de système documentaire.

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Nouveau Référentiel National Qualité Formation porté par « FRANCE COMPETENCES » RNCQ / QUALIOPI: ce qui est (sera) nouveau

Vous êtes curieux, oui, vous avez raison. Le nouveau référentiel « Formation » RNCQ / QUALIOPI que devra faire appliquer France Compétences doit complexifier les choses,…, mais pas trop. Tout dépend du point où vous vous trouvez. Oui ça va vous coûter, et plus cher. Découvrez ici la synthèse des éléments qui vont s’appliquer.

Le « référentiel » RNCQ / QUALIOPI sera applicable maintenant à partir du 1er janvier 2022, çà, pour le coup, c’est sûr, c’est la loi. Mais bon, …, il y aura peut-être d’autres indulgences. Mais n’y comptez pas trop.

Les organismes concernés sont tous ceux qui reçoivent des subsides de tiers intermédiaires de financement, comme par exemple les OPCO/OPCA, Pôle emploi etc… Donc pas tous.

Ah oui, vous n’êtes plus des Organismes de Formation mais des :

Organismes Prestataires d’Actions concourant au Développement des Compétences (peut être un nouvel acronyme du type « OPADC » ou plutôt « OPAC »):

Organismes de Formation Professionnelle Continue, de Bilan de Compétences, de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) et de L’Apprentissage (CFA, UFA etc…)

Je sais qu’il est peut-être un peu tôt pour vraiment en parler de manière très précise, mais à la vue des informations déjà disponibles (projets de décrets et arrêtés très avancés dans leur rédaction et signature à venir rapidement) nous pouvons ici aborder le sujet de manière synthétique.

Cet article portant sur des décrets non encore signés et diffusés, nous engageons les lecteurs à prendre tout le recul nécessaire à l’intégration de ces éléments dans des stratégies qui impliqueraient fortement leur activité.

Ce qui sera (est) nouveau :

  • Il va falloir que chaque OF (voir exactement dans le point suivant) se certifie au travers d’un Organisme Certificateur certifié (OC certifié par le COFRAC).
  • « Tous » les Organismes de formation qui sont destinataires de fonds publics ou de la professionnalisation et de l’apprentissage devront s’y conformer (pas spécialement les autres … pour l’instant et un an plus tard pour les prestataires de l’Apprentissage)
  • Chaque Organisme devra se conformer au « Référentiel National Qualité » dont le contenu sera précisé et applicable par Décret (signature dans le deuxième trimestre 2019)
    • Le référentiel touche les 4 catégories d’actions («  »de développement des compétences » ») possibles (L.6313-1 (1 à 4)) (FC, VAE, Bilans, Apprentissage) et demande une réponse spécifique pour chacun d’eux.
    • Le référentiel est unique, donc sans correspondance avec d’autres référentiels (« amis »), ce qui veut dire que les référentiels anciennement inscrits sur la liste du CNEFOP n’auront plus valeur probante, sauf à s’adapter au nouveau référentiel en appliquant strictement le référentiel et en étant audité selon l’arrêté comprenant les modalités d’audit associées au référentiel national …
    • Il y a 7 critères présents au référentiel pour 32 indicateurs au maximum et respectivement :
      • 28 indicateurs pour la FC
      • 22 indicateurs pour les Bilans de Compétences
      • 23 indicateurs pour la VAE
      • 32 indicateurs pour l’Apprentissage
    • Il faut que tous les sites où l’on met en  œuvre ces activités soient couverts, … et audités (il y a des finesses pour déterminer si le site est concerné et le nombre exact de site à auditer (calcul savant réduisant le nombre réel de sites à auditer quand vous en avez beaucoup))
    • Il faut se faire auditer obligatoirement par une entité (Organisme Certificateur « Agréé par le COFRAC ») qui sera de droit privé à priori. Vous pourrez la choisir et même en changer. (Il y a des durées d’audit fixées à l’avance pour éviter les méprises)
      • Juste pour avoir une petite idée : Il faut 0 non-conformité majeure et moins de 5 non-conformités mineures non levées au jour de la décision
        • Par exemple, un document non présenté le jour de l’audit est une non-conformité mineure. L’absence de BPF est une non-conformité majeure.
    • Il y a une durée de validité du certificat, des audits de maintien et de renouvellement (comme pour tout système qualité), ici c’est à priori 3 années avec un maintien (« surveillance ») entre 14 et 22 mois suivant la certification initiale. (Cela peut évoluer sur le décret final).

Alors en synthèse :

Cela veut dire que si vous entrez dans le champ de cette obligation, vous devrez vous faire certifier avant le 1er janvier 2022 [idem pour les prestataires d’apprentissage], par un Organisme Certificateur « Agréé par le COFRAC » que vous choisirez, au travers d’un audit dont la durée et les modalités seront précisées dans un arrêté à venir pour répondre à un référentiel de 7 critères et de 22 à 32 indicateurs présentés dans un Décret répondant à la loi déjà votée en 2018. L’organisation et le cout est à votre charge (mise en place et audits).

Pour répondre à l’inévitable question :

  • Après s’être préparé et avoir constitué et documenté son système qualité (selon la loi et son arrêté):
    • L’audit initial pour un indépendant formateur sans site de formation va donc coûter à peu près 1 jour consultant
    • L’audit initial va coûter par exemple à un Organisme mono activité moyen, 2,5 jours consultant
    • L’audit initial va coûter par exemple à un Organisme avec deux activités sur deux sites, 4 jours consultant

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DPC Santé, ODPC : Montez votre dossier DPC et Devenez ODPC

Ce référencement est pour vous :

Vous êtes un Organisme délivrant ou en mesure de délivrer des actions s’inscrivant dans le DPC (Développement Personnel Continu) du domaine de la santé.

Vous êtes Indépendant dans le domaine des métiers de la santé.

Le dossier DPC vous est ouvert par l’ANDPC (L’Agence Nationale du DPC)

De quoi s’agit-il ?

Pour faire très court :

Les professionnels de la santé doivent maintenir voire faire progresser leurs capacités (la loi l’impose). Pour cela, ils ont accès à un ensemble d’actions recensées par l’ANDCP. L’ANDCP regroupe des organismes qu’elle accrédite et suit sur la base d’un référentiel permettant d’assurer aux utilisateurs que ces actions entrent bien dans le périmètre de l’obligation légale et pourront bénéficier du financement.

Pour proposer ces actions et accéder à ces financements, les organismes ou indépendant doivent être ODPC « Organisme DPC » (c’est la loi).

Il est donc nécessaire de créer et déposer un dossier complet et d’obtenir la validation de l’ANDCP avant que les actions puissent être éligibles au financement.

Ce référencement étant dynamique, il sera nécessaire de mettre à jour au moins annuellement ce dossier et en cas de changements.

Il n’est pas très compliqué de mettre en œuvre ces obligations, mais il est important de le faire bien et de manière durable pour éviter les déconvenues.

Le DPC en pratique

Le Développement Professionnel Continu (DPC) est un dispositif de formation :

  • Initié par la loi Hôpital, Patients, Santé et Territoires (HPST) en 2009 et adapté par la loi de Modernisation du système de Santé en 2016 ;
  • Effectif depuis le 1er janvier 2013 ;
  • Dédié aux professionnels de santé de France* (au sens du Code de Santé Publique, chapitre IV).

Le DPC est un dispositif de formation réglementé

Chaque professionnel de santé doit suivre un parcours de DPC pour remplir son obligation triennale.

(Les précédents dispositifs de formation conventionnels (FPC et FCC) ont été abandonnés au bénéfice du DPC et le système de crédit / point n’existe plus.)

Le DPC est une démarche active tout au long de l’exercice professionnel

Le DPC permet :

  • Au professionnel de santé d’être acteur de sa formation ;
  • De favoriser les coopérations interprofessionnelles et le décloisonnement entre les différents modes d’exercices (ville, hôpital).
  • L’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins

Le Développement Professionnel Continu (DPC) a pour objectifs :

  • L’évaluation et l’amélioration des pratiques professionnelles et de gestion des risques ;
  • Le maintien et l’actualisation des connaissances et des compétences ;
  • La prise en compte des priorités de santé publique (exemple : PAERPA).

L’offre de DPC pour les professionnels de santé

Pour satisfaire leur obligation triennale, l’Agence nationale du DPC met à disposition des professionnels de santé l’offre de DPC composée d’actions et de programmes de DPC :

  • Action cognitive (concernant l’approfondissement des connaissances) ;
  • Action d’analyse des pratiques professionnelles (permettant une réflexion sur la démarche et les caractéristiques de la pratique professionnelle effective du professionnel) ;
  • Gestion des risques (visant à identifier, évaluer et prioriser des risques relatifs aux activités d’un métier ou d’une organisation).

Techlinker vous accompagne dans votre démarche de mise en place de votre dossier DPC pour devenir ODPC.

Ne tardez pas, nous pouvons vous aider et vous accompagner efficacement.

Que vous soyez au début de votre activité, en pleine démarche DPC, ou après un rejet, nous vous accompagnons jusqu’à la validation.

Contactez-nous.

Multiples possibilités d’accompagnent : Forfaits Dossier, Reprise d’un existant, Documents fournis, Suivi jusqu’à la validation finale, Adaptation de la charge de travail.

Contactez : Contact@techlinker.io

 

Guide de l’ANDPC (pdf) pour Devenir centre de formation « ODPC »

Accédez au site de l’OGDPC de l’Agence Nationale du DPC

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DATADOCK / QUALITE, quelle pérennité du dossier suite à la nouvelle loi 2018 ?

L’été 2018 a vu la nouvelle loi sur la formation validée par le parlement dans la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel.

Alors comment aborder maintenant DATADOCK et « l’obligation qualité » dans la formation ?

Faut-il refaire, modifier, mettre à jour, continuer à déposer un dossier dans Datadock ? Faut-il aller vers les certifications du marché, toute leur complexité et prix ? Faut-il tout simplement attendre ?

Bien évidement vous refusez en tant que professionnel que l’on vous contrôle à tout bout de champ, que cela vous coute beaucoup de temps et d’argent et qu’au final cela ne change pas le quotidien et ne certifie de rien, … de plus.

Bref nos dirigeants ont besoin de dire qu’ils ont fait quelque chose même si cela ne règle pas le problème, si toutefois il y avait un problème ?

Tout est dit. Il ne sert à rien de s’énerver, il faut juste choisir par où passer et comment minimiser l’impact temps et finance de ces nouvelles obligations.

Comprendre les obligations :

  • Formation = activité règlementée, donc il est Obligatoire de répondre aux obligations légales pour exercer ce métier que ce soit pour des formations initiales, ou continues.
  • L’état veut non seulement que les fonds issus de la « taxe » sur la formation soient fléchés exclusivement vers la professionnalisation (Diplômant, Certifiant, listes Inventaire / complémentaire, VAE, CIF, CPF, Cpro, Apprentissage, Infra V, Illettrisme / Connaissances de base), mais qu’à terme mainteant au 1er janvier 2022, que tout l’appareil de formation public et privé soit contrôlé régulièrement et contrôlable (« référentiel » pour le privé (FC)).

Comprendre ce qui est nouveau dans la qualité des formations :

Ce qui doit être nouveau est l’application d’un référentiel (qui sera applicable par décret à paraître) pour les organismes de formation privés hors contrat et hors champ du code de l’éducation (sauf CFA, soit toute l’offre de formation continue privée et de Branche).

Il faudra alors se conformer à ce référentiel pour pouvoir exercer.

Quelle forme prendra le nouveau référentiel qualité de la formation (RNCQ) / QUALIOPI ?

A priori, il devrait être proche de ce que décrit Datadock dans un premier temps, portant sur la conformité réglementaire (le légal), avec quelques perfections, surtout sur la partie résultat des formations, suivi des stagiaires et efficacité des formations. Mais il évoluera sûrement car en France on a la fâcheuse habitude de complexifier les choses déjà complexes.

Par exemple les grands défenseurs du « formateur à employer en interne » pensent toujours qu’il faut que l’emphase soit mise sur le formateur (sous-traitant), alors même que la profession dit à juste titre que c’est l’OF qui certifie ses processus de recrutement et de maintien en activité (sélection), ce qui est bien plus simple et sûr. Cela augure d’une médiation du législateur incluant des procédures écrites de recrutement et de gestion des formateurs / sous-traitants (comme dans ISO) avec en sus une réelle vérification du maintien en compétences (formation des formateurs), … ce qui risque d’être Très abstrait.

Mais qui va vérifier la validité de mon organisme ?

C’est simple, des consultants validés par le COFRAC (et peut être France Compétence), apporteront leur label sur votre dossier après avoir vérifié sur pièces / dossier chez vous lors d’un audit. Eux même seront aussi notés par vous-même et contrôlés par la plus haute instance de contrôle en France le COFRAC. Ils seront missionnés par vous. Vous aurez la liberté de choisir votre auditeur. Vous serez aussi contrôlé par France Compétence directement ou indirectement.

Mais quand ?

A partir maintenant de janvier 2022 pour l’application à tous les organismes de formation du référentiel de formation.

Faudra-t-il mettre en place un suivi ?

A priori Oui, comme dans tous les systèmes qualité. Les suivis sont quotidiens au travers de la gestion des non conformités et sont annuels pour les audits de conformité dans la plupart des « systèmes qualité » et valides pour trois ans dans les meilleurs des cas. Pour cette certification / label / « autorisation administrative d’exercer »/ je ne sais pas le nom que cela prendra, les suivis seront obligatoires et prendront sûrement la même forme et les mêmes intervalles temporels.

Cela va-t-il me coûter plus de temps et d’argent que mon Datadock actuel ?

Oui, plus de temps car vous devrez répondre de manière interactive à toutes les « non conformités » de votre « système qualité » auprès de l’auditeur vous suivant et vous devrez investir du temps pour mettre à jour des documents dans votre dossier de référence qui sera pris pour base de contrôle par le consultant qui vous validera.

  • Donc du temps :
    • pour constituer, modifier, mettre à jour et tenir à jour le dossier « qualité » de l’organisme et gérer la qualité au quotidien;
    • pour préparer et effectuer les audits avec l’auditeur externe, pour maintenir le label

Oui, plus d’argent car vous devrez non seulement payer le consultant qui viendra vous auditer pour la première validation et pour les validations de suivi, chaque année ou au rythme prévu des certifications, mais aussi investir en temps / homme sur la gestion quotidienne, le maintien à jour du système documentaire et des procédures + résultats d’enquêtes qualité. Ce qui est sans commune mesure avec ce que cela vous a coûté de déposer un dossier Datadock.

  • Donc de l’argent :
    • Pour régler les frais d’accompagnement, d’audit et de conseil des consultants accompagnants et auditeurs contrôleurs
    • Pour tenir à jour et faire vivre le dossier et les documents qualité en interne

Quelle est la meilleure option actuellement ?

  • Si vous êtes déjà certifié avec un certificat externe accepté dans Datadock :
    • Continuez, vous êtes dans l’axe et attribuez déjà un budget conséquent sachant que votre « label » actuel n’aura plus court maintenant au 1er janvier 2022 car seul s’appliquera le Référentiel Qualité Formation RNCQ déposé et géré par France Compétence (QUALIOPI). Il y aura sûrement des équivalences mais ce n’est pas l’esprit du système.
  • Si vous êtes déjà « référencé » Datadock avec le dossier des 21 critères constitué dans Datadock :
    • Continuez, vous êtes dans le meilleur axe. Attribuez déjà un petit budget sachant que votre « référencement » actuel n’aura plus court maintenant au 1er janvier 2022 et qu’il faudra sûrement se conformer à quelques critères supplémentaires à cette date, car seul s’appliquera le Référentiel Qualité Formation déposé et géré par France Compétence. Il y aura sûrement des indulgences sur les premières années pour cette classe d’OF.
  • Si vous n’êtes pas certifié et n’avez pas déposé de dossier Datadock :
    • Déposez vite un dossier complet Datadock, attendez pour investir dans la certification extérieure et le suivi. Vous bénéficierez sûrement des indulgences de mise en place.

A l’heure actuelle, il faut donc au moins déposer un dossier Datadock pour son organisme de formation et en profiter pour mettre à jour les procédures, documents légaux et le système documentaire de gestion afin de pouvoir accueillir et gérer sans trop de difficultés les nouveautés qui ne vont pas tarder.

Vous faire accompagner ?

Alors si vous désirez que nous échangions sur vos options stratégiques et sur les meilleures options de gestion de votre problématique Légale et Qualité de votre Organisme de formation, nous vous proposons de vous accompagner.

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MENTORAT, MENTORING, MENTOR : Comment aider à dépasser le plafond de verre ?

MENTOR LAB, vous donne les moyens de manager et faire progresser des équipes qui doivent se dépasser au travers de leurs Managers, si vous décidez des les aider.

Vous êtes un Dirigeant, un Manager ambitieux ayant des limites à dépasser : Offrez-vous, offrez leur l’opportunité d’y arriver avec un MENTOR.

Chaque Dirigeant sait identifier les capacités qui font la différence dans ses équipes. Ces capacités sont essentielles. La réussite réside dans le réglage que l’on fait de leur mélange et dans le renouvèlement et la progression de celles-ci.

D’une part, l’environnement est mouvant et progresse de façon inversement proportionnelle aux atouts de chaque membre de l’équipe. Chacun lutte contre le syndrome bien connu d’un certain « Peter ». Le décalage, voire même l’obsolescence guète. L’efficacité n’est que passagère. Le déclin va suivre… Pas tout de suite.

D’autre part, les Managers doivent répondre en réinventant ce pour quoi ils s’animent : Les objectifs de leur société, les processus, les produits et les services. Un seul absent dans cette équation : c’est le Manager lui-même. Formé à la base à toutes les situations, formé à la progression dans des environnements inconnus, formé et aguerris aux toutes nouvelles techniques, bref le mix de Rambo et d’Einstein avec un zeste du « meilleur d’entre nous ». « Mouai .. ».

Alors comment faire ? Que manque-t-il ?

Ecouter, on ne ferait pas à moins. Former, évidement. Manager, bien sûr. Coacher, … on approche…

Reprenons l’équation là où nous nous sommes arrêtés :

L’environnement mouvant (et surtout qui s’éloigne des capacités) + Le poids d’un quotidien qui interdit toute réflexion avancée ou maximisation + [prendre du recul, analyser et décider] = REUSSITE : C’est pourtant simple.

Alors comment prendre du recul, analyser et décider mieux et toujours mieux ?

Se faire aider d’un MENTOR et progresser avec son aide.

Nous vous proposons d’incarner cette personne, constituant un point de relais à vos interrogations et aux interrogations des personnes qui sont Mentorées, que ce soit pour vous ou pour vos Managers.

Il s’agit non seulement de faire dépasser le plafond de verre de l’équipe mais aussi et surtout d’accompagner individuellement chaque Manager. La réussite du groupe est constituée de la somme des réussites individuelles et de ce petit plus que constitue « le dépassement ».

Plusieurs formules adaptées à votre profil sont disponibles. Il ne s’agit pas de coaching mais bien d’accompagnement dans la construction des décisions, dans l’analyse des facteurs environnementaux, économiques, sociaux, dans la détection des signaux faibles, des processus déterministes, en fait c’est une aide de camp délivrant du savoir-faire et de la compétence, au moment où vous en avez besoin, sur des sujets très divers de direction ou de mise en œuvre. Cet accompagnement reste toujours et par principe en arrière-plan et est basé sur le transfert de capacités.

Contactez nos Mentors au Mentor LAB Techlinker:

mentorlab@techlinker.io

 

 

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DATADOCK : Audit (s) / Contrôle (s) de l’OPCA, c’est quoi et comment ça se passe ?

Une personne se disant missionnée par un OPCA vient de passer vous voir à l’improviste et vous demande de voir vos salles et vos stages en cours. Elle vous demande des éléments administratifs et en fait des copies, … puis elle disparait.

Cela vous étonne, …, il faut accepter et s’y plier, c’est la loi.

Vous n’allez pas tarder à recevoir une lettre et un mél de planification d’un Audit avec l’OPCA ou un de ses représentants missionné …

Restez calme, et préparez-vous.

En effet, les OPCA ont pour mission non seulement de mettre en place un niveau de qualité avec les Organismes de Formation avec qui ils travaillent en finançant les formations conformément au « Décret  Formation » : ça c’est Datadock. Ils doivent en outre procéder à des contrôle « réels » sous forme de vérifications ponctuelles et/ou d’audits sur site sur la base du dossier déposé dans Datadock ».

Il paraitrait que plus de 600 contrôles sont prévus pour les heureux « Validés » et « Référencés » de Datadock. Chacun des OPCA peut missionner des contrôleurs internes ou externes au même titre qu’un contrôleur de la Direccte à la différence qu’ils n’ont que le champ couvert par la compétence de l’OPCA et le Datadock dans leur spectre de vérification.

Ils n’ont pas le droit d’ajourner ou de supprimer la NDA d’un OF, seule la Direccte en a le pouvoir. Ils peuvent faire un compte rendu qui peut mener à l’ajournement puis à la suppression des paiements réalisés par l’OPCA. Ce n’est pas eux qui décident mais ils récoltent et posent les éléments factuels qui vont étayer la décision de l’OPCA.

Ils travaillent en leur nom et sont missionnés formellement par les OPCA.

Heureusement la procédure est « contradictoire », avant toute prise de décision, c’est-à-dire qu’il se peut que vous ayez des éléments à corriger, modifier ou créer s’ils manquent dans le sens où ils vous seront demandés et surtout en conformité avec la loi sur la Formation. Et oui, la Formation est toujours une activité réglementée.

A l’issue de ces allers-retours si vous n’êtes pas conforme, la décision vous sera notifiée.

Attention toutefois, ils peuvent aussi, s’ils rencontrent un cas grave, informer directement et immédiatement l’OPCA qui s’occupera de donner les suites nécessaires et qui avertira la Direccte pour investiguer plus avant, … donc attention.

Bien sûr, vous aurez bien préparé votre dossier et serez conformes, donc pas de soucis.

Nous sommes d’accord, rares sont les OF qui ne passeront pas cette épreuve supplémentaire d’audit.

Un conseil : Il faut s’y préparer. Cela a en plus des vertus.

Nous vous proposons de vous accompagner dans cette tâche.

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