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DATADOCK : Quelle charge de travail ? en vrai …

J’ai lu sur internet « j’ai rempli le dossier Datadock en 3 h … « . Ah bon ?? Alors j’achète immédiatement, et je vais passer l’été à la plage… La réalité est un peu différente.

Je vous propose de vous expliquer l’étendue du projet :

Alors comment dire ? Vous découvrez sûrement que vous avez cette obligation et que votre OPCA ne veut plus vous payer vos factures sans être « référencé qualité » chez eux. Le mot Datadock vient de faire son entrée dans votre objectif court terme. Vous pensez qu’il ne s’agit que d’un dossier « administratif » de plus de la bureaucratie « française », et que finalement il ne faut que télécharger sur internet des fichiers ou des liens web et que tout se fera tout seul. D’ailleurs comme d’habitude sur internet.

J’arrête là la description car il faut reprendre le sujet d’une autre manière. D’un autre point de vue.

D’abord, il est utile de rappeler que la formation est une « activité règlementée ». Elle est donc soumise à des lois et règlements. Il est donc « obligatoire » de les respecter dans tous leurs détails. Après, libre à vous de vous y conformer totalement, ou pas. Nous vous conseillons de vous conformer au plus prés.

Ceci veut dire qu’il est impensable de déclarer des éléments ou des processus qui ne seraient ni conformes ni reflétant la réalité de fonctionnement de votre Organisme de Formation, au risque de se retrouver rapidement en infraction avec la loi en cas de contrôle ou même lors d’incidents se déroulant sur vos sites ou durant votre activité de formation. Sachez que pour certaines infractions, vous pouvez en être reconnu responsable pénalement et individuellement en tant que Manager, Directeur ou représentant légal de votre OF.

Ceci étant dit, vous comprendrez mieux que ce « travail » déclaratif est bien plus important que ce que vous imaginiez avant de commencer à lire cet article, au moins du point de vue responsabilité.

Alors nous allons vous conseiller de construire votre dossier en « conformité » et d’opérer les modifications et réglages documentaires au cours de sa construction afin d’optimiser vos travaux et d’en pérenniser son contenu. Votre activité s’en trouvera alors assainie et plus fluide.

Cette approche « normale » du sujet Datadock et qualité induit une charge de travail qui est dans la bonne moyenne constatée pour ce type de dossier, ni surévaluée, ni sous-évaluée.

Nous avons découpé le projets en étapes et travaux à réaliser pour vous aider à mieux comprendre quelle va être la charge de travail que vous devrez investir ou sous-traiter pour accéder à la « validation » dans Datadock ce qui vous rendra « référençable » par les différents OPCA.

Combien de temps pour répondre au dossier Datadock pour une entité ?

Si quelqu’un vous dit qu’il a répondu en 3 h : Ce n’est ni vrai, ni possible. Sauf si il a déjà un label listé au CNEFOP, et du coup il n’a pas à remplir l’ensemble des champs du formulaire Datadock..

Voici la charge résumée en 4 lignes :

  • Coordonnées de l’entreprise, documents légaux, numéros siret, nda etc… et c’est précis.
  • 21 critères à renseigner, tous différents :
    • 21 textes d’explications á écrire limités à 1000 caractères (mémos), sans copier-coller possible, il faut penser, écrire et corriger
    • 1 a 3 preuves pertinentes à regrouper et choisir par critère, soit entre 21 et 63 preuves á fournir (fichiers à trouver, vérifier, corriger et regrouper et liens web (précis) à référencer).

Passons maintenant au calcul :

Voici une méthode simple pour estimer la charge de travail :

Si vous possédez tous les documents et liens de preuve

Comptez comme référence dans ce cas :

  • Au moins 3 heures pour sélectionner les fichiers de preuves si vous les possédez tous
  • Au moins 30 minutes pour chaque texte mémo (30 min x21) soit 10h30
  • Au moins 15 minutes pour chercher et choisir chaque lien web et les uploader. Il y en a au moins un par critère soit 15 min x 21 soit 4 h 15
  • Au moins 5 minutes pour choisir, vérifier et télécharger une preuve, il y a en moyenne 1,5 preuve par critère 1,5×5 minx21 soit environ  2 h 40
  • Rajoutez enfin les informations sociétales,  stockage des données et le référencement du dossier soit environ 2 h

Total de référence théorique : 22 h 25 (Ce calcul reste théorique)

Si vous ne disposez pas de tous les éléments (c’est le cas le plus courant) :

  • multipliez le temps précédent par 1,8, soit approximativement 40 h (Ce calcul a été vérifié sur le terrain par nos consultants dans la plupart des cas)

Si vous ne disposez pas des Règlement Intérieur, conditions générales de vente, conventions ou autres documents légaux et devez les créer :

  • multipliez par 4 le temps de référence soit 90 h (Ce calcul peut être variable, il correspond à ce que nous avons vécu sur le terrain)

Ne sous-estimez donc pas la charge de travail pour ce dossier. De surcroît il s’agit d’un travail très précis et très engageant légalement pour un Organisme de formation.

Faites-vous accompagner.

Bref, parlons-en, nous agirons avec vous. Choisissez la formule PREMIUM.

Que vous soyez au début de votre activité, en pleine démarche Datadock, ou après un rejet, nous vous accompagnons jusqu’à la validation.

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DATADOCK : « Pas référençable », « Référençable », « Référencé » quelle est la subtilité ?

Voici la subtilité entre « Pas référençable », « référençable » et « référencé » dans Datadock et dans les OPCA.

Datadock est une initiative de plus de 20 OPCA pour éviter de demander un dossier par OF pour chaque financement impliquant un OPCA différent, ce qui évite beaucoup de travail administratif.

L’état du dossier « Qualité » passe par trois phases :

  1. « Pas référençable », tant que les éléments n’ont pas été « vérifiés » et « validés » par les conseillers OPCA pour Datadock : aucun financement possible
  2. « Référençable », quand le dossier a été « vérifié » et « validé » par les conseillers OPCA pour et dans Datadock : financement possible mais avec de possibles conditions (pour chaque OPCA individuellement).
  3. « Référencé », veut dire que les deux étapes précédentes ont été obligatoirement complétées et que l’OPCA à « référencé » l’OF qui a réalisé une formation que cet OPCA finance ou prend en charge. L’OPCA « référençant » l’Organisme de Formation dans le cadre de son activité peut alors demander d’autres éléments qu’il a déterminé, par exemple l’adhésion à sa charte, contrat de prestation, le rajout d’un chapitre spécifique dans les conventions de formation, attestation sur l’honneur de respect de charte ou tout autre… la liste n’est pas exhaustive.

A savoir :

Ce n’est pas parce que l’on est « référencé au FAFIEC » que l’on est « référencé » chez OPCALIA. Ce n’est pas parce que l’on dispose d’un label listé par le CNEFOP que l’on est référencé directement. Les « référencements » ne sont pas permanents. Il faut d’ailleurs faire des demandes écrites pour être inscrit (voir OPCA par OPCA). Si vous n’avez plus de label qualité (listés CNEFOP), votre inscription Datadock sera alors rendu caduque immédiatement.

Alors la procédure c’est quoi ?

Tout d’abord la procédure est transparente pour vous.

Chaque OPCA vous « Référencera », l’un après l’autre sur la base, au minimum, d’un dossier « Validé » Datadock pour votre organisme (sur le n° de NDA qui signe la convention de formation) et pour des formations réellement réalisées (produites) et financées par chacun des OPCA pour vos différents clients.

Cette partie du processus est réalisée du côté des OPCA, OPCA par OPCA sur la base des dossiers OF validés de la Datadock. Ils ne vous demanderont pas de preuves supplémentaires, ils en disposent au travers de la validation Datadock. Ils pourront vous demander l’adhésion à leurs procédures ou chartes spécifiques (voir plus haut).

Un exemple de processus de « référencement » chez un OPCA :

Chez AGEFOS PME le « référencement » des OF intervient à l’issue du paiement de la première prestation réalisée dans les conditions légale actuelles, donc après le « contrôle de service fait » selon le principe de bonne foi qui est une obligation pour les OPCA. Cet OPCA ne souhaite pas référencer d’OF en dehors du financement d’une action identifiée. Les OF inscrits dans cet OPCA restent alors « référencés » pour une période de 3 années (sauf déréférencement) comme prévu pour la durée de validité initiale des dossiers « Datadock ». D’autres conditions sont listées et disponible dans ce document de l’OPCA ci-joint (Procédure de référencement AGEFOS PME juin 2017).

Synthèse rapide pour ceux qui sont pressés :

Les « référencements » se feront donc au fil du temps, OPCA par OPCA utilisés pour les financements par vos clients sur la base de la « validation » Datadock. Vous aurez sûrement quelques documents complémentaires à signer dans les OPCA « référençant » mais rien de très important ou de très compliqué.

Pour l’instant si votre déclaration est faite dans Datadock et que votre organisme est « validé » dans Datadock, il est donc « référençable », et prêt à être « référencé ».

Bref, parlons-en, nous agirons avec vous et pour vous.

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DATADOCK : Oui mais pour quels types de formations ?

L’inscription dans la Datadock des OPCA est rendue obligatoire pour tout Organisme de Formation recevant des moyens financiers des OPCA depuis le 1/1/2017 et par dérogation à partir strictement du 1/7/2017 pour les retardataires. Tout l’argent collecté et décaissé au titre de formation professionnelle par les OPCA est assujetti à cette loi.

Pour faire simple, si vous avez un Organisme de Formation, un numéro de déclaration d’existence (NDA) et que vous signez des conventions de formation ou participez aux actions organisée avec un OPCA (en subrogation de paiement ou non), quel que soit le type de formation ou de dispositif, vous devez être inscrit dans la Datadock et avoir été référencé sur cette base par l’OPCA payeur. (FC et Professionnalisation : Ppro-Cpro-Tutorat, CPF, POEI, etc…).

Ne confondez pas avec le régime de l’apprentissage qui n’y est pas assujetti. Il lui utilise l’OPCA comme collecteur des fonds (selon la loi. Précédemment c’était les Branches qui collectaient). L’OPCA fait alors office d’OCTA (Organisme Collecteur de Taxe d’Apprentissage). Il ne s’agit pas du même compte et pas de la même règlementation. Ces fonds sont gérés ensuite par les Organismes Gestionnaires des CFA destinataires, les Régions et les Branches.

Ne confondez pas non plus avec la fongibilité de la professionnalisation qui transforme, après délibération paritaire dans l’OPCA, des fonds versés, acquis et dédiés à la professionnalisation (donc initialement versés pour la Formation continue) en fonds attribués à l’apprentissage, comme de la taxe d’apprentissage.

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L’Attestation de Conformité Pôle Emploi : C’est quoi ? Et je dois faire quoi ?

Vous êtes un Organisme de Formation, depuis le 9 mai 2017, Pôle Emploi, vous demande de disposer au minimum de l’Attestation de Conformité pour contractualiser des AFC, AIF et POE(I°) avec votre OF.

Il s’agit d’une Attestation délivrée par Pôle Emploi et qui est basée sur le dépôt d’un dossier particulier.

Cette attestation est délivrée en 72 heures par Pôle Emploi, mais … Constituer le dossier avant de le poster demande du temps.

Vous remplissez un des 4 cas inscrits sur les formulaires, … pas de problème vous passez direct:

  • Référencé dans le catalogue qualité Pôle Emploi
  • Avoir déjà une Attestations de Conformité Pôle Emploi,
  • Etre référencé dans les catalogues qualité ou attributaire d’un marché d’un Conseil Régional, d’un OPCA ou d’un OPACIF, de l’AGEFIPH. (Par exemple Datadock « validé », c’est bon).
  • Etre détenteur d’un label ou certificat reconnu par le CNEFOP;

… et bien sûr, dans tous les cas,  sans procédure de sanction Pôle Emploi en cours.

Vous ne remplissez pas un des 4 cas :

Dans le cas où l’Organisme de Formation n’est dans aucune de ces situations et souhaite bénéficier d’un financement en AIF ou en POEI : il doit demander une attestation de conformité à Pôle emploi. Il recevra une réponse dans les 3 jours ouvrés (72h).

Cette Attestation de Conformité est basée sur un Dossier comportant 17 points (Critères) regroupés dans 6 rubriques, (comme pour la loi). Il faudra fournir des « Preuves » documentaires issues de l’activité de l’Organisme de Formation pour chacun et les déposer sur un site internet créé à cet effet.

Il faut vous attendre à voir un auditeur de Pôle Emploi à l’issue de ces démarches qui viendra vous « labelliser » en re-contrôlant tout avec vous sur place.

Les consultants de Techlinker.io accompagnent les Organismes de Formations sur la constitution de leur dossier.

Contact@techlinker.io

Formation Datadock et AC Pole Emploi /

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DATADOCK : Quelle formule d’accompagnement choisir ?

Finalement, après avoir créé votre compte administrateur sur le site Datadock et avoir jeté un coup d’œil aux 21 critères, … vous pensez que ce n’est pas si simple et vous vous sentez étranger à la formulation.
… Et bien vous avez raison.

Il va falloir choisir le type d’accompagnement que vous désirez :

Deux choix s’imposent à vous :

  • Ou bien réaliser par vous-même une grande partie de la tâche et y passer un temps important puis faire vérifier et réécrire par des spécialistes avant de « valider » le dossier, puis subir les « refus » successifs des contrôles, et tout cela au détriment de votre activité.
  • Ou bien faire faire et simplement vérifier avant de « valider », ce qui vous permet de réduire pour votre part cette opération au rang de la « formalité » sans nuire à votre business.

Je vous conseille réellement la deuxième option : faites faire. Mais pourquoi ?

La réponse est simple:
Une grande partie de ce dossier Datadock concerne la conformité de votre organisme de formation à la loi encadrant la formation, car je vous le rappelle, la formation est une « activité règlementée« . Je ne parle pas ici uniquement des 6 critères légaux qui ont été transformés en 21 critères par les OPCA, mais de la conformité légale minimale imposée aux OF (voir Direccte) et qui devrait déjà être mise en œuvre sans faille dans votre activité.
Bien que vous soyez de grands professionnels de la formation (le métier), vous n’êtes sûrement pas au fait de toute la règlementation qui l’encadre. Vos processus ont sûrement un peu dérivé, vos documents ne sont peut-être pas tout à fait à jour, et à vrai dire, vous n’êtes pas tout à fait sûr que tout est correct … Du reste, vous n’êtes pas les seuls, mais cette remarque ne sera pas valable lors d’un contrôle.

La difficulté est que le dossier Datadock est « opposable ». Il doit satisfaire « strictement » aux lois, règles et règlements. Lors d’un contrôle, tous ces éléments seront vérifiés précisément « in-vivo ». Il est donc temps de vérifier de manière exhaustive et précise votre conformité administrative, documentaire, procédurale et logistique.
On ne parle pas ici de tout, bien évidemment, mais d’un nombre non négligeable d’éléments qui concernent la directement votre responsabilité sociétale, l’organisation, les processus et la qualité.

Enfin, je n’aborde pas la partie verbalisation, nécessaire dans les champs mémos du dossier qui doivent non seulement décrire correctement les processus mais en plus être en phase avec les attendus des OPCA et la loi. Je vous laisse juge des limites de l’exercice …

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DATADOCK : Critère 2.2, … et pour les Formateurs Indépendants étant aussi OF ?

Vous êtes un formateur indépendant et disposez d’un numéro de déclaration (NDA). Vous signez des conventions directement avec vos clients finaux et vous vous demandez que répondre au critère 2.2 de la Datadock car vous ne disposez pas de locaux personnels. Toutes vos formations sont réalisées à l’extérieur chez vos clients ou dans des salles louées.

Etes-vous concerné ou pas par cet indicateur ?

A notre sens, Ne vous inquiétez pas si vous pensez que vous n’êtes pas concerné :  « Vous êtes Concerné »

Pourquoi :

La loi impose entre autres de réaliser les formations en présentiel dans des locaux qui sont dédiés à la formation et qui doivent au minimum respecter les règles des Etablissements Reçevant du Public – ERP (Art. L6353-1 du code du travail).

Cette obligation s’applique à l’Organisme de Formation qui signe la convention avec le client final même si la formation se réalise chez le client ou dans un local loué temporairement. A l’occurence l’OF n’est autre que le formateur indépendant dans ce cas. Il doit donc vérifier auprés du client ou du loueur de la salle de formation que le lieu et la salle de formation sont bien conformes aux règlements ERP.

Ces règles sont aussi valable en cas de sous-traitance entre Organisme de Formation.

Nous vous laissons déduire ce qu’il faut que vous fassiez …

Ne tardez pas, nous pouvons vous aider et vous accompagner efficacement.

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DATADOCK : Un ou des Règlements Interieurs ? et quelles conditions ?

Vous vous posez la question des obligations légales en tant qu’Organisme de Formation surtout du point de vue du ou des Règlements Intérieurs ?

Et bien vous faites bien.

Votre responsabilité est vraiment engagée : celle d’OF et votre responsabilité personnelle.

En effet, le RI pour les stagiaires est une obligation légale pour les Organismes de Formation.

Il doit exister au moins un Règlement Intérieur pour les Stagiaires / Etudiants / Extérieurs. Il doit être connu et accessible, affiché et visible sur les sites ou salles et surtout doit être « Déposé » à la Direccte et aux Prud’hommes.

Ne tardez pas car l’absence et le non-dépôt de ces documents est rédhibitoire quant au statut d’OF avec toutes les conséquences que cela peut avoir sur vos affaires et votre CA.

Si votre entreprise a un Comité d’Entreprise ou un Comité Social et Economique, c’est plus long à mettre en place car il y a des procédures strictes à respecter et des discussions à avoir avec les représentants du personnel, sous peine de nullité.

Bref, vous devez disposer d’un Règlement Intérieur pour les « Externes » et il est vraiment conseillé de disposer d’un Règlement Intérieur pour les Collaborateurs. Il est plus simple d’en avoir deux car les contenus peuvent être sensiblement différents et ajustables. Enfin ils doivent avoir été validés en CE / CSE pour ceux qui en ont un, et déposés à la Direccte et aux Prud’hommes. La validité du contenu sera vérifiée par l’inspection du travail. Un récépissé de dépôt vous sera délivré.

A chaque modification vous devrez répéter la procédure complète ce qui aura pour effet, 1 mois après signature de substituer le ou les nouveaux RI en application dans votre OF.

Vous désirez être accompagné dans votre dossier Datadock :

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DATADOCK : aprés la validation … votre dossier est rejeté ! que faire ?

Vous avez validé votre déclaration Datadock et avez reçu le mél de confirmation, … enfin.

Le dossier va être étudié par le conseiller d’un OPCA en vue de la validation.

  • Et puis le message arrive : « Déclaration rejetée » !

Vous allez sur le site et vous consultez les critères précédés de pastilles rouges. Les difficultés commencent :

  • Je ne comprends même pas ce que l’on me demande… mais ne vous inquiétez pas il existe des réponse aux questions.

Ne tardez pas, nous pouvons vous aider et vous accompagner efficacement à obtenir le sésame.

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Contactez-nous, nous avons une réponse adaptée à votre situation.

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DATADOCK : Que signifient les normes ERP ? Quelles obligations OF ?

Norme ERP : Etablissement Recevant du Public.
Et-bien oui, cela vous concerne et encore plus si vous êtes un organisme de formation.

Ne tardez pas. Vous êtes un organisme de formation, vous devez aussi respecter cette norme.

Vous avez été retoqué sur la Datadock à ce sujet et on vous demande de produire des documents, mais quels documents ?
Et finalement, suis-je passé à côté de quelque chose d’important ? Le doute s’installe, la responsabilité pointe son nez.

Calmez-vous, vous allez y arriver. Mais ne perdez pas de temps si ces éléments ne vous parlent pas, votre responsabilité est déjà engagée.

Il faut agir. C’est concret.

Ce qu’il faut savoir : Tous les locaux professionnels recevant du public doivent respecter la norme ERP en tout ou partie (type d’ERP et d’activité).

Un peu de droit :
– L’article R 123-2 du code de la construction dispose qu’un Établissement Recevant du Public (ERP) correspond à « tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non ».

Ces obligations sont de natures différentes et recouvrent des domaines de l’hygiène, de la sécurité et de l’accessibilité (sécurité, incendie, électricité, télécommunications, systèmes d’alerte, affichages, formation, espaces spéciaux, dégagements, accès handicapés, issues, revêtements, produits, toxicité, matériels mobiles, risque des installations techniques,  …). Vous vous référez à la loi pour plus de précisions.

La norme ERP constitue une responsabilité fondamentale pour le Dirigeant. Les risques sont très impliquant. Les conséquences se jugent à titre personnel.

Nous vous proposons de vous aider à comprendre, puis de vous accompagner dans l’évolution rapide vers la norme attendue.
Nous vous aiderons à compléter votre dossier et vos documents.

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DATADOCK : Réponse simple au Dossier ou Labels et Certifications du Marché ?

Labels, Certifications ou simple dossier Datadock ?

Tous les organismes de formation non encore certifié par un Label / Certification qualité disponible sur le marché se posent la question de s’engager dans l’obtention d’un de ces labels afin de faciliter leur inscription dans la Datadock des OPCA.

Se certifier ou recevoir un Label, est-ce une bonne idée ?

Ce qu’il faut savoir :

Les labels et certifications qualité inscrits sur la liste CNEFOP nécessitent tous de mettre en place une démarche longue et durable de qualité. Ils sont par ailleurs payant et impliquent des coûts annuels fixes de suivi à côté des coûts de re-certification selon des modalités différentes. Il est nécessaire de faire intervenir des auditeurs spécifiques et souvent imposés pour les audits des systèmes qualité. Les travaux réalisés par ces auditeurs ne sont que documentaires et en rapport avec le référentiel étudié. Les auditeurs sont rarement des spécialiste de la Formation. D’ailleurs leur mission d’audit ne porte pas sur l’évaluation du processus métier mais sur sa conformité documentaire.

Si vous êtes en retard, n’optez pas pour cette démarche à cette date.
Sachez que la réponse aux dossiers qualité Datadock des OPCA ne nécessite pas de disposer de ces labels ou de certificat.

Si vous êtes déjà de bons praticiens de votre métier, ‘La Formation’, sachez que la constitution du dossier Datadock prend du temps et est précis. Il sera toutefois assez naturel et aisé de répondre aux différents critères quand vous les aurez compris.

Vous vous poserez beaucoup de questions quant aux ‘preuves’ car leur mise en perspective porte à penser à son organisation et à la validité légale que cela représente.

Ne sous estimez pas l’application de la règlementation (loi) relative à la formation car elle est spécifique et doit être appliquée. Les risques sous-jacents peuvent mener jusqu’à la déchéance de son numéro NDA par la Direccte.  Plus simplement et directement, il est possible de se voir refusé tout paiement et même en situation de rembourser des sommes perçues des OPCA.

En tant que praticiens très expérimenté de la Formation, nous pouvons vous accompagner dans tous ces domaines et surtout vous aider à mettre en perspective les éléments nécessaires et les implications organisationnelles.

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